Ön Muhasebe Nedir? Ön Muhasebe Ne İş Yapar?

Ön muhasebe nedir sorusu işletmeler için önemli bir yer tutmaktadır. Ön muhasebenin tanımı basitçe; işletmenin finansal veri takibini ve işlenmesini yapmaktır. Şirket cari, banka ve kasa hesaplarının takibi işlemlerini kapsar. Aynı zamanda fatura, irsaliye, çek ve senet işlemlerini de içermektedir. Dolayısıyla ön muhasebenin görevleri kapsamlıdır. Bu nedenle bu muhasebenin görevlerini, ne işe yaradığını ve hangi programları içerdiğine bakmak gerekir. 

Ön Muhasebe Nedir ve Görevleri Nelerdir?

Ön muhasebe nedir ve görevleri nelerdir sorusu kapsamlı yanıtlara sahiptir. Zira ön muhasebeci birçok görevi yerine getirmekle sorumludur. Bunun için bazı işlemleri yapması gerekir. Genel olarak ön muhasebenin görevleri şunlardır: 

• Cari (müşteri & tedarikçi) hesabı takibi
• Fatura / irsaliye işlemleri
• Stok (ürünler & hizmetler) giriş / çıkış takibi
• Çek / senet takibi
• Banka hesabı takibi
• Kasa hesabı takibi

Tüm bu görevler ön muhasebenin sorumlulukları arasındadır. Bunları daha iyi anlamak için her birinin hangi işlemleri içerdiğine bakmak gerekmektedir.  Ayrıca bu görevler ön muhasebenin en önemli işlemleri olarak bilinmektedir. 

Ön Muhasebe İşlemleri Nedir?

Ön muhasebe nedir sorusunda yapılan işlemleri de unutmamak gerekir. Zira muhasebeci, bu işlemleri yaparak işletmenin finansal durumlarını takip etmektedir. Bu işlemler arasında cari hesabı takibi, fatura/ irsaliye işlemleri, stok giriş/çıkış takibi, çek/senet takibi gibi birçok unsur yer almaktadır.  Ön muhasebenin işlemleri hakkında detaylı bilgiler aşağıdaki başlıklarda verilmiştir. 

Cari (Müşteri & Tedarikçi) Hesabı Takibi

Cari (müşteri & tedarikçi) hesabı takibinde tedarikçi ve müşterinin toplam cari hesapları dikkate alınmaktadır. Alacak-borç ilişkisi cari hesap takibinde olmazsa olmazlar arasındadır. Bu bilgileri kullanarak rapor hazırlayabilir ve ihtilaf işlemlerini yapabilirsiniz. 

Fatura/İrsaliye İşlemleri

Fatura/irsaliye işlemleri de ön muhasebenin görevleri arasındadır. İşletmeler ürün veya hizmet satması durumunda fatura kestiği, ürün veya hizmet alması durumunda da fatura aldığı bilinmektedir. Ürünün bir yerden farklı bir yere nakledilmesi esnasında da irsaliye bir sevk belgesi olarak kullanılmaktadır. İrsaliye her ne kadar faturaya benzese de mali değeri yoktur. Dolayısıyla fatura ve irsaliye takibi ön muhasebe sorumluluğundadır. 

E-Fatura hakkında merak edilenler için tıklayın!

Stok Giriş / Çıkış Takibi

İşletme, ürün alım satımı yapıyorsa depodaki malların takibi ön muhasebenin tarafından yapılmalıdır. Ürün veya hizmet, muhasebe sistemine işlenerek stok takibi yapılır. İşletme ürün ya da hizmet satın alıyorsa ön muhasebeci sisteme bunun girişini yapar. Ancak bunları satıyorsa sistemdeki stoklardan düşmesi gerekmektedir. Ürün veya hizmet alım satımında iki adet fatura elde edilir: alış faturası ve satış faturası. Alış faturası stoklardaki artışı ifade ederken satış faturası ise stoklardaki azalışı ifade etmektedir. Bu fatura takipleri, işletmenin en çok sattığı, uzun süredir satamadığı ve stoğu azalan ürünleri ortaya çıkarır. Böylece işletmenin ürün ve hizmetlerinin satışını yakından takip etmek mümkün hale gelmektedir.

Çek/Senet Takibi

Nakit ödemenin dışında kalan çek ve senet, işletmelerin bazı müşteriler ve tedarikçiler arasında yaptığı ödeme yöntemleridir. Ön muhasebenin görevi, çek ve senetleri sisteme işleyerek takip etmektir. Ayrıca vadeleri takip etmek ödeme günlerini ve tahsil günlerindeki işlemleri yapmayı gerektirmektedir. Vade tarihi ve tutar bilgileri senedi takip etmeyi sağlar ve nakit akış hakkında bilgi vermeyi kolaylaştırır.

Banka ve Kasa Hesabı Takibi

Ön muhasebe ayrıca işletmenin banka hesaplarının durumunu takip eder. Banka aracılığıyla ödenen havale, çek ve tahsilat gibi birçok ödeme işlemi bu adım ile gerçekleşmektedir. Banka hesabı takibi yapan ön muhasebenin kasa hesabı takibini de yapması gerekmektedir. Kasa hesabı takibi ile işletmenin günlük gelir-gider takibi yapılır. Ön muhasebeci bu işlem için hareket kaydı tutar. Böylece işletmenin nakit işlemlerini yakından takip ederek sisteme işler.

Ön Muhasebenin Önemi 

Ön muhasebenin önemi nedir sorusu özellikle de işletmeler için önem taşımaktadır. Zira işletmenin en önemli finansal bilgileri ön muhasebe tarafından takip edilmektedir. İşletmelerin tüm girdi ve çıktı belgelerini ön muhasebeci yapar. İşletme sahibi, işletme yerine bir yeni ürün almak istediğinde bile öncelikle finansal durumuna bakmalıdır. Dolayısıyla finansal işlemleri yapan ve bu alanda yeterli bilgiye sahip olan muhasebeciye başvurulmaktadır.  

Ön muhasebenin yetersiz olması durumunda nakdi sıkıntılar yaşanabilir. Ancak yeterli olduğunda işletme sahibi, finansal planlamalarını etkin bir şekilde yapacaktır. Bu nedenle işletme sahibinin doğru ve hızlı bir şekilde işletmenin finansal durumunu kontrol etmesi ön muhasebe ile mümkündür.  Böylece işletmenin operasyonları daha verimli ve zararsız bir şekilde gerçekleşecektir. 

Ön Muhasebe Programı Nedir ve Ne İşe Yarar?

Günümüzde işletmelerin bünyesinde önemli bir yer tutan ön muhasebe programı birçok işe yaramaktadır. Geleneksel muhasebeciliğin yanı sıra bu programlar teknolojik, hızlı ve kolay bir deneyim sunmaktadır. Bu program defter veya Excel ile işletmelerin finansal işlemlerini takip altına almaktadır. Dolayısıyla firmalar ön muhasebe programları sayesinde finansal durumları anında görebilir ve operasyonları yapabilir. Genel olarak bu programlar şunları sağlar:

• Excel, muhasebe işlemlerinde öne çıkan bir programdır ancak kullanımı belirli bir bilgi birikimi gerektirir. Daha basit ön muhasebe programları başlangıç seviyesinde kolay bir kullanım sunar. 
• Defter ile kayıt tutma daha geleneksel bir muhasebe yöntemidir. Bu muhasebe uzun uğraş ve hatalı sonuçlar verebilir. Ancak programlar sayesinde daha kısa sürede, doğru ve anlaşılır finansal bilgilere ulaşılmaktadır.
• Banka işlemleri de bu programlar sayesinde entegre edilebilir. Bu sayede tahsilat, taksitlendirme ve ödeme işlemler bankalar tarafından bu programlar ile kolayca işlenmektedir. 
• Müşteri bilgileri bu programlar sayesinde tek bir yerde tutulduğu için istenilen siparişin teslim tarihi görüntülenebilir. Stok durumuna göre siparişler verilir ve müşteri devamlılığını sağlamak için stok tutma kolaylığı sunmaktadır. 
• Programlar istenilen bilgiye anında ulaşım sağlar ve bu sayede zamandan tasarruf edilir. 
• Bazı programlar mobil ile uyumlu olduğu için sadece bilgisayar üzerinden işlemle yapılmaz. Esnek kullanım kolaylığı sağlayan bu programlar ile işlemleri cep telefonu ve tablet üzerinden de yapılabilmektedir. 
• Defter ile şirketin veya işletmenin finansal bilgilerini her zaman güven altında tutmak mümkün değildir. Ancak programlar şifreli ve güvenli ortamlarda saklandığı için finansal bilgilerin güvenliğini sağlamaktadır. Dolayısıyla bu bilgilere sadece işletmenin yetki verdiği kişilerin ulaşma izni vardır. 
• Tahsilat ve ödeme günleri de programlar ile kolayca görüntülenebilmektedir. Ayrıca çalışanın bordro ve maaş işlemleri de kolayca takip edilebilmektedir. 

Tüm bunlar ön muhasebe programlarının sağladığı avantajlar arasındadır. Bu programlar, alanında bilgi birikimi ve tecrübesi olan muhasebeciler tarafından etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Genelde bu yetkinlik ön muhasebe kursu ile kazanılır. Bu kurslar sayesinde teorik ve pratik bilgiler kazanılır ve işletmelerde çalışmak için yeterlidir. İlgili sertifikayı alan kişiler çeşitli iş yerlerinde çalışabilirler. 

Bu durumda ön muhasebe iş ilanları da öne çıkmaktadır. Türkiye’nin birçok yerinde bu alanda yeterliliği olan kişiler için iş ilanı yayınlanmıştır. Hem kamu hem de özel sektörlerde ön muhasebeci olarak çalışmak mümkündür. Bunun için iş ilanlarını takip etmek ve şartların karşılandığı ilanlara başvurmak önemlidir.