Ön Muhasebe Sisteminin Amaçları Ve Özellikleri

Firma yönetmek açısından maddi olarak kazanç sağlamak ve şirketlerin gelecek yatırımlarının korunması açısından çözüm odaklı olarak ön muhasebe sistemleri ile desteklenmesi gerekmektedir. Bu şekilde ön muhasebe sistemi çalışma alanları nedeniyle mali yönetimlerin bel kemiği olmaktadır. Çünkü çalışmaları mevcut durum ve istenilen başarı arasında körü kurmaktadır.

Ön muhasebe sistem çalışmaları; müşteri, tedarikçi, kasa takipleri, .ek ve senet takipleri, çalışan takipleri, fatura ve irsaliye takipleri gibi tüm şirket faaliyetlerini kapsamaktadır.

1. Müşteri ve Tedarikçi Hesap Takipleri

İki kişinin ürün/hizmet ya da nakit sebepleriyle birbirlerine olan alacakların ayrı şekilde istenmesinden vazgeçerek; alacakların belirlenen tarihler içerisinde ödemek üzere kayıt edildikleri hesaplara cari hesap denilmektedir.

Müşteri ya da tedarikçi arasında olan alacak durumu sürekliyse cari hesap kayıtları tutularak bu ilişkide yapılmakta olan hareketler hesap üzerinden takip edilmektedir. Bir şirket açısından kar durumlarını etkilemekte olan faktörlerin başında müşteri-tedarikçi hesap takipleri gelmektedir.

• Kasa Hesap Takibi

Bilanço aktivitelerinden biri olarak dönmekte olan varlıklar kategorisinde kasa hesapları, şirketlerin ulusal ve döviz bazında yer alan paraların takiplerinin yapılması açısından kullanılmaktadır.

Gelir ve gider dengelerinin sağlanması, nakit akışlarının devam ettirilmesi ve kar marj oranlarının hesaplanması açısından kasa hesaplarının gerçekleştirilmesi oldukça önemlidir. Kasa hesaplarında daimi bir şekilde alacak bakiyeleri oluşturulmadan işlem yapılmaktadır.

• Banka Hesabı Takibi

Firmaların müşterileri oldukları bankalarla ilişkileri, borç ve alacak ya da ödeme bilgileri de olmak üzere takip edilen kredilendirme hareketlerinin kayıt altına alınması ve şirketlerin nakit akışlarına dahil olan banka hareketlerinin incelenmiş oldukları hesaplardır. Vadeli işlemler ve vadesiz işlemler olmak üzere iki kategori içerisinde incelenmektedir.

• Çek / Senet Takibi

Firmaların alım satım ya da borç alacak işlemlerinin çek ya da senet kullanılarak yapılması durumunda ön muhasebe tarafınca bilgi girişlerinin yapılmış olduğu hesapları içermektedir.

Bu hesabın hareketleri şirketlerin maddi varlıklarından oluşan ya da ticari faaliyetlerinden de kaynaklanmakta olan hamleleri etkilemektedir.

• Stok Takibi

Şirketler tarafınca üretim yapılmakta olan ya da farklı kanallar aracılığı ile tedarik durumu sürdürülen mal ve hizmetlerin arzdan önce bir süre beklemede durmasına ya da yığma hareketlerinden oluşmakta olan mal ve ürün toplama işlemlerine stok denilmektedir. Stok takiplerinin yapılması ön muhasebe işlemleri arasında en önemlisidir. Firmaların arz ve talep dengesinde ürün ve hizmet varlıklarının takip işlemlerini gerçekleştirmektedir.

• Fatura ve İrsaliye İşlemleri

Şirketleri ticari faaliyetler kapsamında yasa gereğince yükümlü oldukları fatura kesme işlemleri bulunmaktadır. irsaliye ve fatura girdileri ön muhasebe işlemleri içerisinde yapılması gerekmektedir.

• Çalışan Takibi

Çalışanlara karşı şirketlerine yerine getirmesi gereken sorumlulukları vardır. Mali döngü içerisinde çalışanlara ayrılmakta olan bütçe yönetimleri ön muhasebe sayesinde sağlanmaktadır. Aynı zamanda çalışma durumlarına bağlı şekilde elde etmiş oldukları hakların takipleri ve eksik bakiyelerin hesapları da bu kategorilerde incelenmektedir.

Ön Muhasebe Sürecinde Kullanılan Araçlar Ve Teknikler

Ön muhasebe yapılması açısından pek çok araç ve teknik bulunmaktadır. Bu araç ve teknikler;

1. Defter kullanmak

En geleneksel yöntemlerden biri olan defter kullanmak, tüm işlemlerin deftere kayıt edilmesi ve gerektiğinde tüm vakitlerle ilgili olan sayfanın bulunmasıyla vakit kaybedilmektedir. İlave olarak defterin yırtılma ya da kayıp olması gibi hoş olmayan ihtimalleri de beraberinde getirmektedir.

• Excel kullanmak

Ön muhasebe araçlarından biri de exceldir. Bu yöntemler içerisinde formül ve diğer fonksiyonlar bulunmaktadır. Bu da sistemi daha da karmaşık hale getirmiştir. Eğer kişiler iyi bir excel program kullanıcısı değişse istenilen rapor ya da tabloların oluşturulması saatler hatta günleri almaktadır.

Excel programı yalnızca bilgisayar üzerinde tutuluyorsa ve herhangi bir yedeklemesi bulunmuyorsa kayıp olması, bilgisayarın arıza ya da çalınma gibi durumlarda verileri kayıp olma ihtimali bulunmaktadır.

Büyük oranda verilerin çalınma durumlarında ise birden çok çalışma sayfasına ihtiyaç olacaktır bu durumda karmaşık bir durum oluşacaktır. Bu durumda dosyalarda çok yavaşlama ya da çökme gibi sorunlar meydana gelmektedir. Excel programında da arananı bulma konusunda zorluk yaşanmaktadır.

Bu nokta da online ön muhasebe hizmetlerinden yararlanma fikri gözden geçirilmesi gereklidir. E muhasebe kavramı günümüzde git gide yükselmektedir. Dijital olarak yapılan bu uygulamalar hata paylarını en aza indirmektedir. Ayrıca şirket işleri bu şekilde daha kolay bir şekilde gerçekleştirilmektedir.

• Şirket içinde tutulması

Bazı şirketler şirket içerisinde bir muhasebe uzmanına sahiptir. Bu durumda masaüstü yazılım ve ön muhasebe elemanlarını kullanmaktadır. Bu durumda yazılımların lisans ücretleri de bulunmaktadır.

Ön Muhasebe Sistemi Nasıl Kurulur Ve Yönetilir?

Ön muhasebe de işletmelere düşmekte olan görev ve konular bulunmaktadır. Ön muhasebe yönetimi;

• Harcama ve giderler ile ilgili olan tüm evrak kayıtları program üzerine işlenmesi gereklidir.
• Kesilen faturaların kopyası mutlaka klasörde saklanması gereklidir.
• Yapılmış olan sözleşmelerin damga vergilerinin bulunup bulunmadığı kontrolü yapılarak ayrı dosyalarda takip edilmelidir.
• Şirketle ilgili olan önemli evraklar, vekaletler, imza sirkülasyonları, kimlik bilgileri, vergi yazışmaları ve sigorta poliçeleri ayrı klasör içerisinde tutulması gereklidir.
• Evrakların takiplerinin yapılması ön muhasebenin en önemli parçasıdır. Çalıştırılan, işe yeni alınan ya da işten ayrılmak isteyen kişilerin özlük hakları, işten ayrılma evrakları ve sözleşmelerinin takip edilmesi gerekmektedir.
• İthalat açısından kullanılan evraklar ayrı olarak takip edilmesi gereklidir.
• Arşivleme yapılması oldukça önemlidir. Ticaret kanunu uyarınca evrakların 10 sene, vergi kanunlarınca evrakların 5 yıl saklanması zorunludur. Şirketlerin resmi defterleri ve muhasebe evraklarının arşivleri açısından sistem oluşturulması gereklidir.
• Resmi defterlerin takiplerinin yapılması da oldukça önemlidir. Bu defterler arasında; Genel Kurul Karar Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Ortaklar Pay Defteri de yer almaktadır.
• Demirbaş ve tedarikçi olan faturaların fotokopileri dosyalanması gereklidir.
• Çekler, senetler ya da banka havaleleri ile yapılmakta olan ödemelerin makbuzlarının alınması gereklidir.
• Demirbaşların garantileri saklanmalıdır.
• Faturaların ve irsaliye belgelerinin tarih ve imzaları kontrol edilmelidir.
• İrsaliye ve sipariş emirleri ve faturalar ile irsaliye belgeleri karşılaştırılması gereklidir.
• Alış irsaliyeleri saklanması gereklidir.
• Hizmet ya da mallar teslim alınırken kontrol edilerek hata, kusur ya da eksik olanların tespit edilmesi gereklidir.

Ön Muhasebe Kayıtlarının Doğru Ve Düzenli Tutulması

Ön muhasebe kayıtlarının doğru ve de düzenli tutulması şirketin gelir gider durumu ve stok durumunun düzenli olarak izlenmesi açısından oldukça önemlidir. Ayrıca düzenli tutulması ve bazı belgelerin yasa gereğince 5 ya da 10 yıl saklanması açısından oldukça önemlidir.

Ön Muhasebe Sisteminin İşletmelerde Yarattığı Avantajlar

Dijital ön muhasebe sistemi avantajlı olan muhasebe yazılımları işletmeler açısından pek çok tasarruf hareket ve risk önleyici zeminleri de beraberinde getirmektedir.

İlk olarak ön muhasebe yazılımları, geleneksel muhasebenin önüne geçerek zaman kaybının önüne geçmektedir. Fiziki olarak kayıt sistemleri kayıtların kaybolmasına ya da karışmasına neden olmaktadır. Bu bağlam içerisinde hatırlatıcı ve uyarıcı özellikte olan muhasebe yazılımları, kayıtların kayıp olma riskleri bulunmadan saklanmalarına ve bu şekilde yer ve zamandan da tasarruf edilmesini sağlamaktadır.

Ön muhasebe işlemlerinin belirli kategorileri, yazılımlar içerisinde şablon şeklinde bulunmaktadır. bu şekilde fiziki kayıt süreçlerindeki gibi işlem kayıtlarının taslaklarına ihtiyaç duyulmadan; yazılımların yönlendirici olan özelliklerinden faydalanarak hızlı olarak kayıt yapılması mümkün olmaktadır. Ayrıca dijital ön muhasebe işlemleri işletmelerin fiziki olarak kayıt işlemlerinde kullanılan kağıt ve kırtasiye masraflarını da ortadan kaldırmaktadır. Bu şekilde hem mali tasarruf desteklenecektir hem de kağıt tüketimleri azalacaktır.

Ön Muhasebe Sistemi İle Gelir Ve Gider Kontrolü

Bankaya yatırılmakta olan ve banka üzerinden çekilmekte olan paralar, ödenmiş olan çekler, yapılan ya da gelen havalelerin hepsi nakit artışı kategorisinde yer almaktadır.  Şirketlerin nakit artışlarının yönetimi yani gelir gider kontrollerinin sağlanması oldukça önemlidir. Ön muhasebe sistemleri sayesinde bu kontroller sağlanmaktadır.

Ön Muhasebe Sistemi İle Stok Takibi Ve Değerlendirmesi

Ürün alım ve satımlarını gerçekleştiren firmalar açısından depolarında yer alan malların takiplerinin yapılması önemlidir. Stok takiplerini düzenli olarak gerçekleştirerek en çok satılmakta olan ürünler hakkında firma sahiplerine öngörü sağlamaktadır.

Depo takiplerinin yapılması ile farklı lokasyonlar içerisindeki depolara ait olan ürünlerin stokları kontrol edilmektedir. Belirlenen stok seviyeleri, stok içerisinde azalmış olan ürünler tespiti yapılarak müşterilerin hangi ürünlere daha çok ilgi gösterip göstermediklerinin de analizi ön muhasebe sayesinde sağlanmaktadır.

Ön Muhasebe Sisteminin Finansal Raporlama Sürecine Etkisi

Şirketlerin, yönetimlerde etkin olarak karar alması açısından doğru ve eksiksiz olarak bilgi içeren finansal raporlamaya duyulmakta olan ihtiyaç her geçen gün artış göstermektedir. Paydaş olan kişilere makul sürelerde sağlanması, yatırımcı olan kişilerle ve üçüncü partilerle paylaşılmakta olan bilgilerin tutarlı olmasından ve güvenilir olmasından emin olunması ve aynı zamanda yerel mevzuatlara ilişkin olarak yükümlülüklerin yerine getirilme aşamasında olan aksaklık durumlarıyla karşılaşılmaması şirketlerin önemli olan ihtiyaçlardır. Bu sebeple ön muhasebe aynı zamanda finansal raporlamaya da katkı sunmaktadır.

E fatura nedir ve nasıl kullanılır konusunda bilgi almak istiyorsanız hemen tıklayın.