E Defter Hizmetleri Nasıl İşler Ve Kimler İçin Uygundur?

E defter hizmetleri açılış onayı: E defter tutulması süreci içerisinde hesap dönemin ilk ayında beratlarının alınması açılış onayı yerine geçmektedir. Berat yükleme süresi kayıt olunan ayı takip eden ve üçüncü ay sonuna kadar olan süre zarfında yapılmakta olan hesap dönemlerinin ilk aylarına ait berat yükleme işlemleri açılış onay yerine geçmektedir.

E defter hizmetleri kapanış onayı: e defter tebliğine göre e defter tutma süreci içerisinde hesap dönemlerinin beratlarının alınması kapanış anlamına gelmektedir.

E-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?

E defter berat görüntüleme adımları;

1. E-defter.gov.tr internet adresine gidilerek indirilen dosyaların bulundukları bölümlerden berat,xslt dosyası bilgisayar üzerine indirilmelidir.
2. İndirilmiş olan dosya elektronik bir şekilde ibraz edilen berat dosyaları aynı klasör içerisine yerleştirilmelidir. Bu klasör isimleri GIB:123456985210- 203902-kb-00000.xml, şeklinde olmaktadır.
3. Son adımda ise klasör içerisinde bulunan berat dosyasına tıklanarak birlikte aç komutu ile istenilen her tarayıcı seçilerek berat dosyaları güvenilir bir şekilde kontrol edilmektedir.

E defter adından da anlaşılacağı gibi e defter, dijital ortam da bulunmasından dolayı ilgili bulunan kuruluşlara dijital ortam içerisinde sunulmaktadır. E defterlerde yevmiye ve kebir sayfaların çıktıları alınarak muhafaza edilmesinin herhangi bir anlamı bulunmamaktadır.

E Defter Nedir? Muhasebe Kayıtları Nasıl Tutulur?

Günümüz içerisinde her şey artın internet ortamı içerisinde kayıt altında tutulmaktadır ya da işleme alınmaktadır. 2015 senesinden bu zamana kadar aktif olarak devam etmekte olan ve muhasebe kayıtlarının tutulmalarında yardımcı bulunan e defter uygulamaları da teknolojinin getirilerinden yalnızca biridir. Muhasebe de yapılan kayıtlar bu hizmet sayesinde düzenli ve de daha kolay tutulmaya başlandığı gibi kayıtların başka bir yere aktarılma durumları da daha kolay olmaktadır.

Elektronik Deftere Geçiş Aşaması

E defter uygulamasına geçiş yapılması için iki farklı seçenek bulunmaktadır. ancak her şeyden öncesinde online olarak başvurunun gerçekleşmiş olması gerekmektedir. Bu seçenekler;

1. Mükellef olan kişilerin defter yazılım geliştirmeleri
2. Onay alınmış olan bir programın kullanılması

Deftere geçiş aşamalarında iki madde bulunmaktadır;

1. İlk ay içerisinde oluşturulan defterlerde hesap dönemlerinin tüm kayıtlarının yer alması gerekmektedir. Tutulacak olan kayıtların elektronik olan ortam içerisinde tutulması beklenmektedir.
2. Defterlerin kullanılmaya başlanmış olduğu tarihle beraber kağıt olarak tutulan defterlerin kapanışları da yapılmaktadır. Yıl içerisinde e deftere geçiş gerçekleştirilmesi mümkün olmaktadır. Bir ay içinde de tasdikleri yapılmalıdır. 

E Deftere Muhasebe Kayıtları Nasıl Yapılır?

E defter hizmetleri, 2015 senesinde Türkiye’de de hizmete girmiş bulunan muhasebe uygulamasıdır. 421. Sırada yer alan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ aracılığı ile uygulamaya koyulmuş olan sistemde Türk Ticaret kanun kapsamı içerisinde tutulması zorunlu olan kayıtlar bulunmaktadır. Sisteme kaydedilenler hakkında;

1. Uygulama açısından muhasebe kayıtları girilirken bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Her belgenin teker teker sistem üzerine girilme durumu ve belgelerin tek bir yevmiye kayıtlarının gösterilme şartı bulunmaktadır. Muhasebe belgelerinde yer almakta olan detayların sistem de bulunan alanlara geçirilmesi gerekmektedir.
2. Kayıt altına alınması gereken işlemlerin her biri belgeye dayanıyorsa bu sebeple belge numara ve tarihlerinin de girilmiş olması beklenmektedir. Aksi durumlarda girdi yapılmasına gerek duyulmamaktadır.
3. Sisteme girilmesi gereken belgeler açısından 7 seçenekten oluşmakta olan belge türlerinden biri seçilmesi gereklidir. Bu seçenekler içerisinde hiçbiri tanımlanmıyorsa diğer seçeneği seçilerek çıkan kutucuk yerine belgelerin tanımlanması gerekmektedir.
4. E defter üzerine kayıt girilirken zorunlu olan alanların doldurulması gerekmektedir. Bunlardan biri belge tipleri diğeri ise ödeme tipi olarak isimlendirilmektedir.
5. Belge açısından banka işlemleri girişi yapılacaksa bu durumda her işlem açısından ayrı yevmiye maddeleri oluşturulması beklenmektedir. Belge tiplerinde diğer işlemleri seçilmeli ve açıklama yerine de dekont yazılması gerekmektedir.
6. Aynı zamanda çek ve senet işlemleri yapılırken de aynı işlem geçerli olmaktadır. Diğer açısından işaretlenmiş olan belge tiplerinin açıklamasına çek ya da senet yazılması gereklidir.
7. Aynı zamanda z raporları, meslek makbuzları, masraf belgeleri ve ücret bordro gibi belgelerin kayıtları sistem üzerinden gerçekleşmeli ve diğer seçeneklerine belge tip isimleri yazılması gerekmektedir.

Elektronik Muhasebe Fişi, Elektronik Yevmiye Defteri ve E Defter Nasıl Saklanır?

E defter hizmetleri kapsamı içerisinde bu sistemi kullananlar açısından bazı muhafaza zorunlulukları bulunmaktadır. Gerekli olan dönemlerde ibraz edilmiş olan defterlerin uygun format ve düzende muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bunun için bazı kurallar bulunmaktadır.  Bu konu hakkında olan ilk kural elektronik ortam içerisinde yapılan defterlerin yine manyetik, optik ya da elektronik ortam içerisinde ibraz edilmelidir. Bu ortamda tutulmakta olan e defterlerin kağıt ortamında tutulmasına gerek yoktur.

Elektronik muhasebe fişlerin her biri, elektronik yevmiye defterleri ve e defter uygulaması her zaman aylık olarak klasörde tutulmalıdır. Aylık olan klasörler de yıllık olarak klasör içerisinde düzenli olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Bilgisayarların yerel diskleri içerisinde muhafaza edilmesi gereken dizi yapıları;

• /VKN/YIL/AY/ altında yer alan Y-K Dosyaları [e defterler],
• YB-KB dosyaları [e defter beratları],
• GIB-YB ve GIB-KB dosyaları [GIB onaylı e defter beratları] ile XSLT dosyası şeklinde korunması gerekmektedir.

E Defter Beratı Nedir? Nasıl Saklanır? Hangi Aralıklar ile Gelir İdaresine Gönderilir?

E defter uygulaması içerisinde defter berat kavramı dikkat çekmektedir. E defter beratları, elektronik sistem içerisinde tutulmakta olan defter uygulamalarında tebliğ edilmekte olan esaslara dayanak olarak oluşturulmuş olan ve Başkanlık tarafınca belirtilmekte olan usulleri kapsamında bulunduran mühür ile onayları bulunmakta olan dosyalardır.

E defter beratlarının muhafaza edilme durumları da oldukça önemlidir. E imzalı ve mali mühür kullanılarak onaylanmış olan e defterlerin yine elektronik olan ortamda düzgün olarak dosyalanması gerekmektedir. Defter beratlarının ibrazlarının yapılması ve yüklenmesi açısından verilmekte olan süre yaklaşık 3 aydır. Mali müşavirler tarafınca muhasebe kayıtları yapılarak beratlar hazırlanmaktadır. Aylık ya da üç ay periyot aralıklarıyla Gelir İdare Başkanlık sistemine gönderilmektedir. On yıl süresince beratlar mükellef sorumlulukları altında saklanmaktadır. Gerekli olduğu durumlarda ibraz edilmektedir. Yetki bulunan entegratör olan firmalardan e belge saklama ve belge aracılık hizmeti alınmaktadır.

Entegratör Firmaların Görevi Nedir ve Nasıl Çalışırlar?

Gelir İdaresi Başkanlığınca görevlendirilmekte olan ve firma adlarına e defter işlerini düzenlemekte olan aracı olan kurumlara entegratör firma adı verilmektedir. Mükellef bulunan kişi ya da kişiler adına bulunan her türlü arşiv, fatura ya da bilet gibi kayıtlar bu aracılar vasıtasıyla oluşturulmaktadır.

• Entegratör firmalar aracı bulundukları mükellef olan kişiler adına pek çok işi gerçekleştirme şansı bulunmaktadır. Bunlar;
• Kayıtların gelir idaresi başkanlığı tarafınca oluşturulmakta olan kuralların gönderilmesi ve takip edilmeleri gibi işler aracı firma tarafından gerçekleştirilmektedir.
• Aracı bulunan firmalar e fatura ya da arşiv fatura gibi belgelerin HSM cihazlarıyla imzalanarak sürecin hızlı olarak gelişmesini sağlamaktadır. İmza süreci mali mühür kullanılarak yapılmaktadır.
• Oluşturulmakta olan sistemin 7/24 olarak çalışması, oluşturulmuş olan internet portalı kayıtlarına ulaşılma ve her türlü işlem ya da veri tabano sistemlerinin maliyetlerini bu firmalar üstlenmektedir.
• Mevzuat tarafınca oluşturulmakta olan güncellemeler ya da değişiklikler de bu firmaların kontrol ve uygulaması altında yer almaktadır.
• Veri yedekleme ya da belge saklama işlemlerinde entegratör olan firmaların çalışma alanları bulunmaktadır.

E Defter Hizmetlerinin Maliyeti ve Tasarruf Sağladığı Alanlar hakkında bilgi almak için tıklayın.