E Defter Hizmetlerinin Maliyeti ve Tasarruf Sağladığı Alanlar

E defter hizmetlerinin maliyeti ve tasarruf sağladığı alanlar, işletmeler için önemlidir. Bu konuya değinmeden önce e-defterin tanımından, ne işe yaradığından ve avantajlarından bahsetmek gerekir. Geleneksel defter tutma yöntemine, teknolojik bir alternatif olarak sunulan e-defter, birçok avantaja sahiptir. Bu kapsamda, elektronik bir sistem işleyişinin olduğunu söyleyebiliriz. Peki e-defter nedir ve ne işe yarar?  Bu yazıda, e defter hizmetlerinin maliyetleri, tasarruf avantajları ve ne işe yaradığı ile ilgili kapsamlı bilgilere değineceğiz.

E Defter Nedir, Ne İşe Yarar?

E-Defter nedir sorusunun yanıtları kapsamlıdır. E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından belirtilmiştir. Elektronik ortamda muhafaza edilen bu defter, yasal olarak tutulma zorunluluğuna sahiptir. Elektronik Defter uygulaması, içerdiği verilerin değişmezliğini koruyarak, kaynağının güvenilirliğini kesin olarak sağlayan ve ilgili kişiler tarafından ispat amacıyla kullanılabilen bir hukuki ve teknik düzenlemeler sonucu ortaya çıkan bir sistemdir.

Yevmiye ve büyük defterlerin, kanun olarak tutulması zorunludur ve elektronik imza sistemi ile E-Defter uygulamasında tutabilir. Kayıtlar, bu sistem üzerinde standart XML formatında hazırlanır. E-Defter sisteminin temel amacı, hızlı ve düzenli denetim sağlamaktır. Bu sistemi kullanan kişiler, defter yerine online araçlardan yararlanır. Bu nedenle bu yenilikçi sistemi kullanmaya başlayanlar, geleneksel defter kullanma yöntemini terk ederler. E defter hizmetlerinin maliyeti bu kapsamda avantajlı bir yaklaşım olduğunu göstermektedir.

E-Defter Hizmetlerinin Maliyeti Nedir ve Neye Göre Belirlenir?

E defter hizmetlerinin maliyeti, bazı faktörlere göre değişiklik gösterir. Genel olarak bu hizmetler, işletmelerin finansal kayıtlarını elektronik ortamda tutarlar. E-defter hizmetlerinin maliyeti, bazı faktörlere göre değişiklik gösterir. Genel olarak bu hizmetler, işletmelerin finansal kayıtlarını elektronik ortamda tutarlar. Ayrıca, vergi mevzuatına uygun raporlama yapmayı kolaylaştırır. E defter hizmetlerinin maliyeti genelde şu faktörlere göre belirlenir:

İşletme büyüklüğü: İşletme büyüklüğü, e-defter hizmetlerinin maliyetlerinde göz önünde bulundurulması gereken bir faktördür. Zira işlem hacmi ve kayıt sayısı, gereksinim duyulan e-defter hizmetlerinin kapasitesini belirler. Daha byük işletmeler daha fazla kayıt yapacağı için hizmet sağlayıcısının kapasitesi yüksek olmalı ve donanımlı bir altyapıya sahip olmalıdır.

Teknolojik altyapı: Güvenli bir teknolojik alt yapıya sahip olmak, e-defter hizmetleri açısından önemlidir. İyi bir teknolojik alt yapıya ve kapasiteye sahip olan E-defter hizmet sağlayıcısının maliyeti yüksek olabilir.

Hizmet kapsamı: E-defter hizmet sağlayıcıları, işletmenin gereksinimlerine göre farklı türde paketler sunar. Genelde küçük işletmeler için temel paketler sunulurken orta ve büyük işletmeler için daha kapsamlı paketler sunulmaktadır. Temel paketler, basit ve sade e-defter tutma işlevlerine sahiptir. Kapsamlı paketler ise ek raporlama, analiz ve özelleştirilmiş çözümler gibi pek çok işleve sahiptir. Eğer kapsamlı bir e-defter paketi alma durumu söz konusuysa, maliyetleri temel pakete göre daha yüksektir.

Özelleştirilmiş gereksinimler: İşletmenin özelleştirilmiş gereksinimlere ihtiyacı olabilir. Buna uygun olarak sunulan e-defter paketleri de vardır.

Hizmet sağlayıcı seçimi: Günümüzde, işletmeler için birçok farklı e-defter hizmet sağlayıcısı mevcuttur. E-defter hizmetlerinin maliyeti, en çok da bu faktöre göre şekillenmektedir. Yukarıdaki faktörleri de göz önünde bulundurarak farklı hizmet sağlayıcılarını kıyaslayarak seçim yapmak mümkündür. Bu süreçte, fiyat politikaları ve hizmet kalitelerini iyi bir şekilde değerlendirmek gerekir. Böylece en uygun e-defter hizmet sağlayıcısını seçmek kolay olacaktır.

E-Defter Hizmetlerinin Tasarruf Sağladığı Alanlar Nelerdir?

E-Defter hizmetleri, geleneksel kağıt defter tutma yöntemlerine göre daha fazla tasarruf sağladığı için avantajlı olarak görülmektedir. Birçok avantaj sunan bu yöntem, işletmelerin birçok alanda tasarruf sağlamasına yardımcı olmaktadır. Sürdürülebilir yaklaşımı benimseyen E-Defter hizmetlerinin hangi alanlarda tasarruf sağladığı merak edilmektedir. E-Defter hizmetlerinin tasarruf sağladığı alanlar  şu şekilde açıklamak mümkündür:

Kağıt kullanımını azaltır: E-Defter hizmetleri, elektronik ortamda işlemleri sakladığı ve yönettiği için kağıt, mürekkep ve toner gibi tüketimlerin önüne geçer. Bu alandaki ihtiyaçları azaltır ve kağıt tabanlı malzemelerin kullanımına gerek kalmaz. Bu sayede sürdürülebilir yaklaşım desteklenirken ofis malzeme maliyetleri de azalmış olur.

Arşivleme maliyetlerini azaltır: Geleneksel defter tutma yöntemlerinde arşivleme ve depolama yapılarak pek çok kağıt, gerekli ya da gereksiz şekilde birikir. Bu, ortamdaki karmaşıklığa neden olurken binlerce kağıdın gereksiz şekilde harcanmasına da neden olmaktadır. Ancak E-Defter sistemi, dijital bir formatta olduğundan fiziksel depolama sorunu ortadan kaldırılır.

Veri girişi ve işlem süreçlerini azaltır: Geleneksel, defter yöntem tutma yöntemlerinde işlem yapmak biraz zaman alıcıdır. Ancak elektronik defter tutma, manuel veri girişi ve diğer işlem süreçlerini azaltarak zamandan kazandırır. Zira, otomatik veri aktarımı ve entegrasyon gibi işlevsel özellikleri sayesinde işlemler hızlı şekilde yapılır. Ayrıca bu özellikleri sayesinde, veri girişlerinin hataları oldukça azalır.

Taşıma gereksinimlerini ortadan kaldırır: Kağıt tabanlı defterlerin taşınma gerekliliği söz konusudur. Ayrıca taşınma süreçlerinde güvenli şekilde taşınması gerekir. Bu da ekstra maliyetlerin ortaya çıkmasına sebebiyet verir. Ancak E-Defterlerde, veriler şifreleme ve dijital güvenlik önlemleri söz konusu olduğu için taşınma gerekliliği ortadan kalkarak gereksiz maliyetler ortadan kaldırılır.

Yedekleme ve kurtarma kolaylığı: Dijital formata sahip olan E-Defter sistemi, düzenli olarak yedekleme yapar. Bu sayede veri kaybı gibi durumlarda kolay kurtarma sağlar. İşletmelerin, önemli verilerinin korunmasında diğer defter tutma yöntemine göre daha güvenli bir çözüm sunar.

Zamandan tasarruf sağlar: E-Defter hizmetlerinin tasarruf sağladığı alanlar arasında en önemlisi de zamandır. İş akışını hızlandıran ve verimli bir süreç sunan bu sistem, zaman kaybının önüne geçer. Böylece, ekibin zaman kaybetmeden etkili bir şekilde çalışmasına olanak tanır. Sistemin bu özelliği, işletmeler için büyük bir avantaj sağlar.

İş gücü tasarrufu sağlar: Geleneksel defter tutma yöntemleri, yazma ve damgalama gibi işlemleri gerektirir. Bu yöntem, özellikle de yoğun işlemlerde büyük vakit kaybettirir ve çalışan kişilerin yorulmasına neden olur. Ancak E-Defter hizmetleri, verilerin otomatik olarak sisteme işlenmesini sağlar. Böylelikle işletmeler iş gücünden tasarruf etmiş olur.

E-Defter Hizmetlerinin Avantajları Nelerdir?

E-Defter hizmetlerinin avantajları söz konusu olduğunda birçok unsurdan bahsedilebilir. Genel olarak bu elektronik hizmetlerin işletmelere sağladığı avantajlar şunlardır:

• Hata oluşumunu önleyen sistem, veri doğruluğunu artırır. Bu da işletmedeki hatalı beyanların oluşumundan uzaklaştırır.
• Verilen kaybolma, çalınma ve beşeri faktörlerden dolayı zarar görme olasılığı oldukça azdır. Çünkü tüm veriler güvenli şekilde elektronik defter tarafından kayıt altına alınır.
• Kolay erişim ve paylaşım sağladığı için, istendiği zaman verilere erişmek mümkündür. Bu, geleneksel defter tutma yönteminde daha fazla zaman alınmasına neden olur.
• Çevresel açıdan da avantaj sağlayan  bu sistem, kağıt tüketimini en aza indirir. Bu sayede hem maliyet sağlar hem de çevreye karşı zararlı etkileri azaltır.
• E-Defter sistemleri, diğer muhasebe yazılımları ile entegre edilebildiği için kolay bir kullanım sunar.

Tüm bu avantajları sunan e-defter sistemleri birçok açıdan tasarruf sağladığı için az maliyet gerektirir. Bu nedenle dijitalleşen iş modelinde arklı sektörlerdeki işletmeler tarafından tercih edilir. Mali yönetimin söz konusu olduğu alanlarda E-Defter hizmetleri etkin bir şekilde kullanılır. Bu noktada E defter hizmetlerinin maliyeti oldukça düşük ve avantajlı çözümler sunar.

Ön Muhasebe Sisteminin İşletmelerde Yarattığı Avantajlar hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!