E Fatura Nedir Ve Nasıl Kullanılır?

E Fatura tamamıyla elektronik ortamda hazırlanarak kesilmiş olan faturanın, tedarikçilerden alıcı kişilere kadar online ortam içerisinde gönderilmesi ve izlenmesini sağlamakta olan sistemdir. Geçerlilik olarak normal faturadan bir farkı bulunmamaktadır.

E fatura işlemleri firmaların iş gücü ve zaman kaybını büyük oranda azalmaktadır. Ayrıca tedarik ve matbaa masraflarını da ortadan tamamen kaldırmaktadır. Bu şekilde harcanan maliyetler belirgin şekilde düşmektedir.

E fatura uygulaması kullanmak açısından ilk olarak mali mühür ya da diğer adıyla elektronik imzaya sahip olunması gerekmektedir. Daha sonra Gelir İdare Başkanlığı tarafından canlı ortam da e fatura başvuru formu doldurularak başvuru yapılması gereklidir. başvuru kabulü sonrasında e-fatura aktivasyonları gerçekleştirilerek e fatura kesilmesine başlanmaktadır.

E Fatura Sisteminin Avantajları Nelerdir?

İşletmeler e faturanın sunmuş olduğu avantajlardan dolayı bu sisteme geçmek istemektedir. E fatura sisteminin avantajları;

1. Zaman ve Maliyet Tasarrufu

E fatura uygulamasının avantajlarından ilki fatura yönetim giderlerinde tasarruf sağlamış olmasıdır. Kağıt ya da posta ücretleri verilmesine gerek kalmadığından dolayı yazdırma, baskı, imza ve kaşeleme, posta ve arşivlemek için yapılan maliyetler azalmaktadır. Otomatize edilmekte olan süreçler oldukça kısadır. Faturaların kargo ile gönderilmesi e fatura sayesinde ortadan kaldırılmıştır. Bu şekilde zamandan da tasarruf sağlanmaktadır.

• Nakit Akışı

E fatura alıcılara hızlı bir şekilde iletilmektedir. Bu şekilde satışlar ve hizmetler sonrasında hemen tahsilat işlemleri başlatılacaktır. E faturalar sayesinde nakit akışları daha kolay bir şekilde yönetilmektedir. Faturalar üzerinden sağlanmakta olan finans kaynaklarına ve borçlanma imkanlarına erişim fırsatları sayesinde nakit akışlarına da katkıda bulunulmaktadır.

• Yasal Düzenlemelere Uyum

Dijital dönüşüm kapsamı içerisinde Türkiye de yasal ve vergi düzenlemelerin yanında küresel olarak yapılan uygulamalar da sürekli olarak güncellenmektedir. Özellikle de küresel olarak iş gerçekleştirmekte olan işletmeler açısından ilgili olan vergi yükümlülüklerinin anlanması ve muhasebe sistemlerinin düzenlemelere hazır olmalarını sağlamak da oldukça önemlidir. Karmaşık küresel uyum ihtiyaçlarının üstesinden gelecek şekilde donatılmış olan bir e fatura sisteminin benimsenmesi, işletmeleri birleştirilmiş ve de merkezileştirilmiş bir muhasebe süreçlerine hazırlamaktadır. Ayrıca elektronik olarak işlenmekte olan fatura, denetim dönemlerinde ibraz edilmek üzere hazır bir şekilde sistemden saklanmaktadır.

• Sürdürülebilirliğe Katkı

Ortalama olarak her bir çalışan 1 yılda 10.000 adet kağıt tüketmektedir. E  fatura uygulaması işletmelerin karbon ayak izinin azalması ve sürdürülmesi açısından katkı sunması açısından oldukça önemli bir araçtır. E fatura ile normal olarak işlenen kağıtlar, sistem üzerinden elektronik bir şekilde aktarılmaktadır. Faturalarda kullanılmakta olan kağıt miktarı büyük oranda azalmaktadır. Herkes açısından daha yaşanılan ve yeşil bir dünya açısından işletme ve müşterilerin ve diğer paydaşların gözünde de değer kazanmaktadır.

E faturaya geçiş ile beraber avantajların sağlanmasının yanında finansal olan süreçlerinde dijital üzerine taşınarak firmaların büyüme ve gelişmesine katkı sağlanmaktadır.

E Fatura Uygulaması Nasıl Başlatılır?

E faturanın normal kağıt faturalardan hiçbir farkı bulunmamaktadır. Faturaların elektronik olarak gerçekleşmesini isteyen firmalar e fatura başvurularında bir takım belgeleri hazırlamaları gerekmektedir.

E fatura başlatma belgeleri;

• E fatura uygulaması taahhütnamesi ve e fatura uygulaması başvuru formu
• Elektronik olarak mali mühür sertifika taahhütnamesi
• Şirket kuruluş sözleşmelerini içermekte olan Ticaret sicil gazete noter onaylı olan nüsha
• Eğer firma unvan değiştirdiyse unvan değişikliği sonrasında ilan edilen sigorta sicil gazetesinin noter onayı olan nüsha ya da aslının yanında bulundurulması koşuluyla Bakanlıkça onaylanmak üzere olan fotokopisi
• İmza sirkülasyonunun noter onaylı olan örneği

İstenmekte olan bu belgelerde tüzel ve gerçek kişiler arasında farklılıklar bulunmaktadır. Eğer tüzel kişiler açısından başvuru yapılıyorsa sahibi tarafından Elektronik Mali Mühür Sertifika Taahhütnamesi imzalanması yeterli olmaktadır.

E fatura açısından gereken tüm belge ve mali mühürler tamamlandıktan sonrasında mali mühür bilgisayarlara takılı ve tanımlı durumda e fatura başvuru işlemlerine başlanmaktadır. E fatura başvurusu için 3 farklı e fatura kullanım yöntemi bulunmaktadır. her yöntem farklı başvuru içermektedir.

• GİB Portal Yöntemi:  GİB yani Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunmuş olduğu gibi gerekli belgelerin eksiksiz olarak toplanması sonrasında başvuru yapılması, başvurunun onay alması ve portal üzerinde kullanıcıların hesaplarının aktifleşmesi ile kullanıma açılan, manuel olarak e fatura kesmekte olan bir sistemdir.
• GİB Sistemine Entegre Yöntemi: bu yöntem aracılığı ile firmalar kendi sistemlerini GİB üzerinden entegrasyonunu yaparak e fatura kullanımlarına uygun şekle dönüştürebilirler.
• Özel Entegrasyon Yöntemi: e-fatura.gov.tr internet adresi üzerinden gerçekleştirilmiş olan başvuru sonrasında özel entegratör ile ilgili işletmelere aktivasyon linki gönderilerek başvuruların tamamlanmasını sağlamaktadır. Hazırlanan link, elektronik imza veya mali mühür ile imzalanmaktadır. Onay sonrasında sistem aktive edilmektedir.

E Fatura Gönderme Süreci Nasıl İşler?

E fatura kesme ve gönderme süreci;

• İnteraktif vergi daire sistemine giriş yapılmalıdır. Burası üzerinden arşiv portal sekmesine geçiş yapılmalıdır.
• Mükellef ve kullanıcı bilgilerinin kontrolü gerçekleştirildikten sonrasında belge işlemlerine geçilmelidir. Burada yer alan ‘Fatura Oluştur’ sekmesine tıklanmalıdır.
• Gerekli yerlere bilgiler girilmelidir.
• Bilgiler eklendikten sonrasında ‘Oluştur’ butonuna tıklanmalıdır. Bu şekilde hazırlanan faturalar taslak kısmına kaydedilmektedir.
• Taslak kısmına gidilerek fatura görüntülenmektedir. Bütün bilgiler kontrol edildikten sonrasında fatura onaylanmaktadır.
• GİB imza butonuna tıklanarak kayıtlı cep telefonuna gönderilen kod girilmektedir.
• Tekrar onaylanarak e fatura kesme işlemi tamamlanmaktadır.

E Fatura Alımı Ve İşleme Süreci Nasıl Gerçekleşir?

E fatura kesimi yapıldıktan sonrasında iptal edilmek isteniyorsa fatura numara ve tutarı ile iptal talebinin oluşturulması gereklidir. Fatura mükellefleri talebi onayladıktan sonrasında fatura iptal edilmektedir. Bu işlem aynı zamanda portal.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden de gerçekleştirilmektedir.

E arşiv fatura alıcılara e posta aracılığı ile elektronik olarak iletilmektedir. Aynı zamanda kağıt çıktısı alınarak da kişilere iletilmektedir. E faturanın kağıt çıktısı alınmamaktadır.

E Fatura İle Kağıt Faturalar Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kağıt faturalar kesilmiş olduğunda müşterilere iletilmeli ya da kargo aracılığı ile müşterilere gönderilmesi gereklidir. E faturalar ise masrafsız olarak gerçekleşmektedir. E fatura dijital ortam da kesilmektedir ve müşterilere sistem üzerinden ya da elektronik posta aracılığı ile yollanmaktadır. Bu şekilde şirketlerin kargo masrafları yapmasına da gerek kalmamaktadır. Yapılmakta olan çalışmalar ile müşteriler, kendi ekonomik gelişmelerini sağlamaktadır. E fatura sayesinde bütçenin daha doğru alanlarda kullanılması sağlanmaktadır.

Ayrıca elektronik fatura sistemi içinde iki adet fatura kesin alternatifleri de yer almaktadır. Bu fatura türleri ticari fatura ve temel fatura olarak ikiye ayrılmıştır. Alternatifler ticaret anlaşmazlıklarının üstesinden gelinmektedir.

Temel olarak faturalar, otomatik olarak onaylanmış olarak müşterilere gönderilmektedir. Bu şekilde iptal ve iade işlemlerine gerek kalmamaktadır. Ticari faturalar da ise müşteri onayına gidilmesi gereklidir. Müşteri onayı olmadığı durumda fatura tekrardan kesilmesi gerekmektedir. E fatura sisteminde alternatiflerin bulunuyor olması alıcı ve satıcı arasında olan ticaret problemlerinin de üstesinden kolaylıkla gelinmektedir. Aynı zamanda alternatifler, e fatura arşivi sisteminde de yer almaktadır. Mükellef kişiler sisteme geçmiş olduğu durumda sistem üzerinden fatura kesimi yapmakta ve istediği alternatifi seçmektedir. Alternatiflerin kişilere sunulması, daha rahat olarak fatura işlemlerinin gerçekleşmesine ve ticaret anlayışına uymalarına sebep olmaktadır.

E Fatura Kullanımının Firmalaşma Ve Verimlilik Üzerine Etkisi

E fatura hizmetleri manuel olarak yapılan işlemlerden farklı olarak faturalandırma süreci içinde yapılan hatalar kolay bir şekilde ayırt edilmektedir. Otomatik olarak etiketleme yapılması ve sınıflandırılması sayesinde birden fazla alan birleştirilerek belgeler hızlı bir şekilde düzenlemektedir. Ayrıca diğer belgeler ile çoklu bağlantılar da oluşturulmaktadır. Entegre olarak e fatura yönetim sistemleri, işletmeleri potansiyel olarak büyümeye hazırlamaktadır. Değişen ticari işlemlerin karşılanması için gerekli olan alt yapı ile donatılmaktadır. Fatura alma da yaşanan artış, yazılım otomasyonlarının yardımları ile kolay bir şekilde kontrol edilmektedir. Bu şekilde ödemeler zamanında teslim edilerek nakit akışları da sabit kalmaktadır.

E Fatura Uygulamasının Maliyetler Ve Tasarruf Potansiyeli

E fatura kesilmesi açısından ilk olarak e faturaya geçiş yapılması gerekmektedir. E fatura sistemine geçiş yapılması açısından TÜBİTAK üzerinden mali mühür satın alınması gerekmektedir. Mali mühür kurumsal firmaların e imza çeşididir. Başbakanlık adına TÜBİTAK tarafınca hazırlanmaktadır. Mali mühür bulunmadan e faturaya geçiş gerçekleştirilmemektedir.

Mali mühür bedeli tüzel kişiler açısından 395,30; gerçek kişiler açısından da 251,34 TL miktarındadır. E mühür alındıktan sonrasında e fatura için;

• Eğer entegratör firmalar kullanacaklarsa, fatura adet sayısına göre maliyet 0.30 ila 0.65 arasında fiyat değişmektedir. Bu fiyatlar firmadan firmaya değişiklik göstermektedir. ayrıca entegrasyon eğitim ücretlerinin de karşılanması gereklidir.
• Bilgi işlem entegrasyonu açısından maliyetler 10 bin ila 100 bin arasında değişiklik göstermektedir.

E defter hizmetleri nedir ve neden önemlidir sorusu hakkında bilgi almak için tıklayın.