E Fatura İle Kağıt Faturalar Arasındaki Farklar Nelerdir?

E fatura ile kağıt faturalar arasındaki farklar, birçok yönüyle ayırt edicidir. Elektronik fatura, dijital ortamda düzenlenirken kağıt faturalar gerçek ortamda düzenlenmektedir. Günümüzde dijitalleşen alışveriş devrinde elektronik faturalar yaygın olarak kullanılıyor. Bu tercihin birçok sebebinin olduğunu söylemek mümkün. Kağıt faturalarda kağıt, dosya, klasör ve arşivleme gibi maliyetler daha fazla masraf çıkarır. E-fatura sisteminde kağıt kullanılmadan, fatura bilgisi doğrudan kişinin dijital hesabına aktarılır. Dolayısıyla normal faturalardan daha masrafsız bir kullanım sunar.

E-Fatura Nedir?

Dijitalleşen alışveriş deneyimi, şirketlerin e-fatura kullanmasını teşvik ediyor. Bu noktada e-faturanın tam olarak ne olduğu ve ne işe yaradığı merak ediliyor. Tüm kullanıcılara kolaylık sağlayan e-fatura aynı zamanda masrafsız kullanımı ile birçok avantaj sunuyor. İşletmeler, fatura kesme işlemlerinde kağıt kullanmak yerine sadece dijital ortamda fatura bilgisini düzenleyerek kişilerin hesaplarına yazılı olarak iletiyorlar.

Önceki sistemde fatura kesme, gönderme ve arşivleme gibi işlemler düzenleme gerektirirken e-fatura, online ortamda düzenlenir. Ayrıca eski faturalama sistemlerinde faturaya ulaşmak daha zorludur. Zira, kağıt faturayı kaybetmek ve sonradan bulmak her zaman kolay olmayabilir. E-fatura, mesaj yoluyla geldiği için internet üzerinden kısa bir arama ile hemen ulaşılabilir. Dolayısıyla bu fatura sisteminin sağladığı kolaylıklardan biri de budur. E-fatura ve kağıt fatura hukuki olarak aynı denkliğe sahip olduğu için herhangi bir problem çıkarmaz.  Hem ekonomik, hem güvenilir hem de çevre dostu bir kullanım sunan e-fatura bu yönleriyle yaygın olarak kullanılmaktadır.

Kağıt Fatura Nedir?

Kağıt fatura, alışverişlerde geleneksel olarak kullanılan bir fatura yöntemidir. Bu sistem aynı zamanda matbuu fatura olarak da adlandırılır. Pek çok yerde kullanılan bu fatura sisteminde düzenleme yapılırken kağıt, toner ve mürekkep kullanılır. Dolayısıyla bu matbaa maliyetleri söz konusudur. Kağıt fatura yaşatmış olduğu zaman kaybı ve maliyetlerden dolayı tercihler e-faturaya doğru olmaktadır. Ayrıca kağıt fatura esnek bir kullanım sağlamaz. Çünkü tek bir kesim gerektirir ve geçmişte kaybolan fatura alışveriş işlemlerinde problem yaratır. E-fatura ise hem alternatif olarak kesilir hem de 7 gün öncesinden kesim yapılması mümkündür. Bu esneklik ile öne çıkan e-fatura işletme ve müşteriler arasındaki bağı daha da güçlendirir.

E-Fatura ve Kağıt Faturalar Arasındaki Farklar

E-fatura ve kağıt faturalar arasındaki farklar, günümüzde e-faturanın kullanımı daha fazla öne çıkarmaktadır. E-fatura sistemi, tüketicinin alışveriş bilgilerini online ortamda düzenleyip gerekli bilgileri fatura haline getirerek kullanıcıların ilgili hesaplarına iletilmesini sağlar. Kağıt fatura ise geleneksel fatura sistemidir ve her alışverişten sonra alışverişe dair ödeme ve ürün bilgilerini içerir. Bu iki fatura sisteminin temel farkı, birinin teknolojik diğerinin ise daha geleneksel yöntemle hazırlanıyor olmasıdır. E-fatura ve kağıt faturalar arasındaki farklar sadece bunlarla da sınırlı değildir. Bu iki fatura sisteminin farklarını şu şekilde kapsamlı olarak ele alabiliriz:

• E-fatura, e-fatura kullanıcılarına özel kesilirken, kağıt fatura e-fatura kullanıcısı olmayan kişiler için kesilir.
• Kağıt fatura, müşteriye somut bir fatura olarak sunulurken, e fatura dijital olarak gelen mesajla sunulur.
• Kağıt faturalarda birçok malzeme kullanıldığı için daha masraflıdır. Ancak e-fatura sadece internet üzerinden düzenlendiği için daha az maliyet gerektirir.
• E-fatura Entegrasyon, Özel Entegratör ve GIB Portal sistemleri üzerinden düzenlenir. Diğer faturaya ise Özel Entegratör veya kendilerine  ait olan bilgi sistemleri üzerinden geçiş yapılabilir.
• Kağıt faturalar, adından da anlaşılacağı üzere kağıt malzemesinden imal edilir. Ancak e-faturalar kağıt, koli, mürekkep ve benzeri malzemelere gerek yoktur. Bu nedenle e-faturaların diğer geleneksel faturalara göre daha az maliyetli olduğu açıkça söylenir.
• Geleneksel fatura, gerekli olduğu zamanlarda hemen bulunmayabilir. Eğer kaybolursa önemli bir işlemin yapılmasına bile engel olabilir. Ancak e-fatura kullanıcısı, ilgili faturaya sorgulama yaparak hemen ulaşabilir. Böylece hem zamandan kazanmak hem de işlemlerin sorunsuz şekilde gerçekleşmesi büyük bir avantaj sağlar.
• E-fatura ve kağıt faturaların arasındaki farklardan biri de e-faturanın alternatif olarak iki faturayı kesme özelliğidir. Diğer taraftan bakıldığında kağıt faturalarda sadece tek kesim seçeneği bulunmaktadır.

E-Fatura Hangi Avantajları Sunar?

E-fatura ve kağıt faturalar arasındaki farklar, bazı avantajları da ortaya koymaktadır. Bu iki faturanın arasındaki farklar incelendiğinde e-faturanın daha avantajlı olduğunu söylemek mümkündür. Peki e-fatura hangi avantajları sunar? E-faturanın sağladığı avantajları şu şekilde açıklamak mümkündür:

İşletmelere kolaylık sağlar: E-fatura sistemi, işletmeler için daha kolay bir yöntemdir. Zira, geleneksel faturalama yöntemi, ticarette işletmeler arasında bazı anlaşmazlıkları beraberinde getirmektedir. Ancak e-fatura sistemi, gerek kolaylık sağlaması  gerek de alternatif seçimler sunması sebebiyle anlaşmazlıkları gidermektedir.

Ekstra iş yükünü azaltır: Geleneksel faturalama yönteminde fatura hazırlanırken arşivleme yapılır. Ancak e-fatura sisteminde arşivleme veya klasörleme gibi ekstra yöntemler gerekli değildir.

Çevre dostudur: E-fatura sisteminde kağıt kullanılmaması işletmeler ve kullanıcılar için büyük avantaj sunar. Zira bu yönüyle çevre dostu bir kullanımının olduğunu ortaya koyar. Ayrıca daha fazla tasarruf sağladığı için işletmelerin giderlerini önemli ölçüde azaltır.

Zaman kazandırır: İşletme ve alışveriş yapan kişiler için zaman oldukça önemlidir. Kağıt fatura kesmek dakikaları alırken e-fatura sadece saniyeleri alır. Ayrıca, müşterinin fatura bulup işletmeye götürmesi gerektiğinde sadece ilgili yere bakması yeterli olacaktır. Bu nedenle kağıt faturayı yanında getirme zorunluluğu yoktur. Böylece, e-fatura bilgileriyle kısa sürede alışveriş işlemlerini yapar.

Daha düzenli bir ortam sunar: Kağıt faturalar, kesildikten sonra saklanır ve özellikle de büyük şirketlerde bu, düzensiz bir ortama neden olur. Ancak e-faturada böyle bir karmaşa söz konusu değildir. Bilgiler, sadece dijital ortamda saklanır. Ayrıca hem işletme hem de kullanıcılar için fatura kaybı riski ortadan kalkmış olur.

E-Faturaya Başvuru Nasıl Yapılır?

E-faturaya başvuru yapmak, bu fatura sistemine geçiş yapmak isteyen işletmeler tarafından merak edilen bir konudur. Bu süreçte tüzel mükellefler mali mühür, gerçek kişi mükellefleri de e-imza edinmelidir. Mali mühür ve e-İmza başvurusu Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden yapılabilir. Bu merkez, online olarak bulunduğu için işletmelerin kısa sürede e-fatura başvurusu yapması mümkündür. Başvuru ve ödeme işlemleri tamamlandıktan sonra sertifika, alıcıyla ulaştırılır.

Mali mühür veya e-İmza ulaştıktan sonra işletmenin GİB başvurusunu doldurarak hemen e-faturaya geçmesi kolaydır. Bu süreç 3 farklı yöntemle gerçekleşmektedir. Söz konusu olan yöntemler şunlardır:

GİB Portal: GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan online başvuru merkezidir. Yararlanma Yöntemi seçeneği portal olarak seçildikten sonra sonra eFatura başvurusu yapılabilir.

Doğrudan Entegrasyon: E-faturaya geçiş yaparken işletmeler kendi bilgi işlem uygulamaları ve altyapılarını tercih edebilir. Bunun için Doğrudan Entegrasyon yöntemi kullanılmalıdır. Bu yöntem sayesinde e-Fatura uygulaması, işletmelerin kendi sistemleri üzerinden GİB sistemine doğrudan entegre edilebilir. Ancak Doğrudan Entegrasyon yönteminin daha yüksek maliyet, iş yükü ve teknik bilgi gerektirdiğini belirtmek gerekir.

Özel Entegratör: İşletmeler, e-faturaya geçmek istediğinde en fazla bu yöntemi tercih etmektedir. GİB’den lisans alınan özel entegratörlerden biri seçilerek özel altyapılar aracılığıyla e-fatura uygulamalarına geçiş yapılır. Böylece, kağıt fatura yerine e-fatura sistemi kullanılmaya başlanabilir.

Ön muhasebe sistemi ile gelir ve gider kontrolü hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.