E Defter Hizmetleri Nedir Ve Neden Önemlidir?

Zaman ilerledikçe e-dönüşüm uygulamaları hayatımızda zorunlu bir hale gelmektedir. Yapılmış olan düzenlemeler ile birlikte belirli olan şartlara uyum sağlayan şirketler e- defter mükellefi sayılmaktadır.

E defter hizmetleri, vergi usul kanun ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal şekilde tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin belirtilmiş format ve standartlarda elektronik ortam içerisinde muhafaza edildiği, içinde yer alan verilerin değişmeme durumu, bütünlüğü, kaynak doğruluğun garanti altında olması ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanmasına imkân tanınmasına hedeflemiş olduğu hukuki ve teknik düzenlemeler olarak tanımlanmaktadır.

E defter uygulaması, kanuni olarak tutulması zorunlu olan defterleri yevmiye ve büyük defterleri içerisinde barındırmaktadır. Bu defterleri dijital ortamda tutarak ve maliye olarak elektronik imza sayesinde berat onayı vermektedir. Kayıtlar standart olarak xml formatında hazırlanmaktadır.

Bu uygulama ile beraber hızlı ve düzenli denetim amaçlanmaktadır. E defter hizmetleri kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutmamaktadırlar. İşletmeler e defter kullanmaya başladıklarından beri fiziksel defterler açısından kapanış tasdikleri yapılması gereklidir.

E Defter Hizmetleri Nasıl İşler Ve Kimler İçin Uygundur?

E defter hizmetleri işleyişi;

• Yevmiyenin boyutlarına ve sınırının aşılıp aşılmamasına bakılarak, defter imzalanmaktadır.
• Defterlerin şema ve şematron kontrollerini yapmaktadır.
• Yevmiye defterlerinin beratı imzalanmaktadır.
• Berat sıkıştırılmaktadır.
• Hatası olmayan dosyalar GİB servisinin internet sitesine yüklenmektedir.

E defter ibrazları ayda bir olarak muhasebeci, müşavir ya da firma sahipleri tarafından yapılmaktadır. Aya ilişkin olarak berat verilinceye kadar 3 ay da düzeltme şansı bulunmaktadır. Diğer dönemlerde ters kayıt atılarak iptal edilerek doğrusu atılmaktadır. Zaman damgası yapılarak özel bir kod yardımı ile defter beratı oluşturulmaktadır. Oluşturulmuş olan berat devlete iletilmektedir.

Maliye denetimlerine geldiğinde önceden verilmekte olan muhasebeden o an aldıkları beratları karşılaştırmaktadırlar. Eğer beratlar aynı şekilde geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme yapılmamış anlamına gelmektedir.

Bilindiği gibi, 2020 senesi cirosu 5 milyonu aşan firmalar 1 Temmuz 2021’e kadar e fatura ve arşiv fatura uygulamalarına geçmeleri, 1 Ocak 2022 de e defter uygulamasına geçmesi gerekmektedir. E fatura geçişindeki bu durum, GİB sistemi tarafından yapılmakta olan yeni düzenleme ile değişmektedir. Yeni düzenleme kapsamı içerisinde ciro limitleri aşağı alınırken, e faturaya geçmesi gerekenlere yeni sektörler de eklenmiştir.

GİB sisteminin yayınlamış olduğu 535 nolu VUK hareketle, 2022 de brüt satış hasılatları 3 milyon TL bulunan mükelleflerin e arşiv ve e faturaya geçme zorunluluğu bulunmaktadır.

2022 de e defter uygulaması bulunan firmalar olduğu gibi GİB tarafınca yayınlanmış olan kılavuz da belirtildiği gibi GİB’den onay alan sektörlere 3 ay süre ile verilme şartı ile beraber e defter uygulamasına geçiş yapılmaktadır.

E defter hizmetleri geçiş açısından ciro sınırı bulunmaktadır. 3 milyonu aşmakta olan firmalar e defter uygulaması kullanmak zorundadır. Bu kapsam da 2023 de geçiş yapanların 1 Ocak 2024 de e defter geçişlerinin tamamlanması gerekmektedir.

3 milyon sınırına ulaşana kadar e defter uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmamaktadır. Ayrıca e fatura kullanıcısı olmadan e defter sisteminden yararlanma hakkı bulunmaktadır.

Eğer e fatura ve e arşiv uygulamasına gönüllü olarak başvurulduysa ve e defter iptali yapılması isteniyorsa, GİB’e iptal açısından dilekçe verildiğinde e defter uygulamasından çıkış yapmak mümkün olmaktadır.

E Defter Hizmetlerinin Avantajları Ve Dezavantajları Nelerdir?

E defter hizmetlerinin avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. E defter hizmetleri avantajları;

• E defter uygulaması ile beraber dosyalar güvenli bir ortamda saklanmaktadır.
• Sayfa adet sayısına göre kağıt bastırılması ve notere onaylanması da gerekmemektedir.
• Mürekkep masrafını ortadan tamamen ortadan kalkmaktadır.
• Defterler açısından yazıcıdan çıktı alınmasına gerek yoktur.
• Arşiv maliyetleri tamamen ortadan kalkmaktadır. Zaman ayrılmasına bu şekilde gerek kalmamaktadır.
• Kağıt israfı olmadığından dolayı da doğa korunmuş olacaktır.

E defter hizmetleri sayesinde hızlı ve düzenli sistemin yanında, arşiv ve kağıtla ilgili olarak operasyonel süreçlerden kurtularak, zaman ve paradan tasarruf edilmektedir.

Bilanço esasına uygun olarak defter tutmak zorunda olan yevmiye defteri ve büyük defterlerin elektronik bir ortamda oluşturulmasının bir takım dezavantajları bulunmaktadır. E defter uygulamasının getirmiş oldukları en büyük dezavantajlardan biri özellikle küçük ölçekli olan işletmelerin firmalarının e defter uygulamalarını yürütmekte olan teknik altyapı ve personel imkanlarına sahip bulunmamaktadır.

E Defter Hizmetleri İle Kağıt Tabanlı Defter Tutma Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kağıt üzerine yazılan ve onay gerektiren yevmiye ve büyük defterler artık firma bünyesinde elektronik ortam içerisinde oluşturulan ve berat durumu GİB tarafından onaylanmaktadır. Bu şekilde hem zamandan hem de kırtasiye giderlerinden tasarruf edilmektedir. E Defter hizmetleri ile kağıt tabanlı defter tutma arasındaki en büyük fark kağıt ve zaman tasarrufudur.

E Defter Hizmetlerinin Maliyeti Ve Tasarruf Sağladığı Alanlar

E defter hizmetlerine internet üzerinden başvuru yapılmaktadır. E defter hizmetleri zamandan ve kolay bir şekilde bilgiye ulaşım da tasarruf sağlamaktadır. İnternet üzerinden oluşturulduğu için maliyeti yok denecek kadar azdır. E defter hizmetleri açısından bir şirketten de yardım alınmaktadır. Bu şekilde firmalar bu süreçleri kolay bir şekilde atlatmaktadır.

E Defter Uygulamalarının Kullanımı Ve İşletmelerde Kolaylık Sağladığı Alanlar

Hızla gelişen teknolojinin getirmiş olduğu dijital dönüşümlerinin yansıması ile her alan içerisinde etki göstermektedir. Bu dönüşüm getirmiş olduğu e defter hizmetleri kullanıcılara son derece avantajlı fırsatlar sunmaktadır. E defter uygulaması ile beraber pek çok alanda tasarruf sağlanarak işlemler güvenli olarak kayıt altında tutmaktadır. E defterin kullanıcılara sağlamış olduğu avantajlar;

• İşletmelerden onaylı olan e defterlerin Vergi Usulü Kanunu’na göre 5 sene boyunca saklanması gerekmektedir. Kağıda basılmış olan defterlerin saklanması açısından yer ve zamana ihtiyaç bulunmaktadır. E defter hizmetleri sayesinde tüm belgeler elektronik ortam içerisinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Arşiv yapılan belgelere ihtiyaç duyulan her an zaman ve yer kısıtlaması bulunmadan kolay bir şekilde ulaşım sağlanmaktadır.
• E defter hizmetleri ile mürekkep, kağıt ve baskı gibi kırtasiye malzemelerine harcama yapılmasına gerek olmamaktadır. Bu şekilde yapılan maliyetler de azalacaktır. Ayrıca çevreye ulaşan kağıt atıklarına karşı da korunma sağlanacaktır.
• E defter sayesinde belgelerin onay alması, gönderilmesi ve arşiv yapılması gibi aşamalar dijital olarak gerçekleştirilmektedir. Bu şekilde noter açısından harcanan maliyetler de ortadan kalkmaktadır. Ayrıca zaman, yer ve tüm alanlar içerisinde de tasarruf sağlanarak iş verimlilik durumu en üst seviyeye çıkarılmaktadır.
• E defter uygulaması sayesinde kağıt üzerine basılan belgelerin depolanması açısından mekan ve zaman harcanmasına da gerek kalmamaktadır. Aynı zamanda kağıt üzerinde yazarken oluşan hataların da düzeltilmesi daha zor olurken bu durum elektronik olarak hazırlanan belgelerde düzeltilmesi daha kolay olmaktadır. Bu şekilde hatalı kağıt israfının da önüne geçilmektedir.
• Uluslararası format kullanılarak hazırlanmakta olan e defterler özellikle de uluslararası olarak çalışmakta olan firmalar açısından büyük bir kolaylık sağlamaktadır.

Firmalar 3 milyon ciroya ulaşmadan da bu uygulamaya başvuru yapabilmektedir. Ne kadar erken başvuru da bulunulursa hemen erkenden tasarruf sağlanmaktadır.

Mobil yönetim sistemi kurulumu nasıl yapılır hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.