E Defter Nedir?

Vergi usul kanunlarına göre, şirketler vergi mükellefidir. Bu sebeple her türlü finansal işlemlerini kayıt altına almaları gerekmektedir. Bu zorunlu durumdan ötürü tutulan defteri kebirler ve yevmiye defterlerinin elektronik ortam içerisine taşınmasına verilen isim e-defterdir. E defter uygulaması ile bu defterler dijital olan ortamlarda hazırlanarak dijital ortamda da muhafaza edilmektedir. Resmi olan kurumlar gerekli olan denetlemeleri online ortam içerisinde gerçekleştirmektedirler.

E-Defter Nedir? E-Defter Başvurusunda Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Günümüzde artık e dönüşüm uygulamaları iş hayatımızda bir parça haline gelmiştir. Yapılmış olan düzenlemeler sayesinde yoğunlaşmakta olan uygulamalar sonucunda belirli olan şartlara uymakta olan firmalar e defter mükellefi olarak kabul görmektedirler.

Türkiye de yoğunlaşan e defter dönüşüm uygulaması 1 Temmuz 2021 de e faturaya geçmiş olan firmaların 1 Ocak 2022 de e deftere geçişleri zorunluydu.

Şu zamana kadar e defter mükellefi bulunmayan meslek grupları, tebliğ ile beraber ciro limiti 4 milyon olmasıyla beraber e defter kapsamı içerisinde yer almaktadır. 2022 yılında satışlar 3 milyon olanların da 1 Ocak 2024 tarihine kadar e deftere geçmesi zorunludur.

Zorunlu Olduğu Halde E-Defter Kullanmamanın Cezası Nedir?

Zorunlu olan durumlarda e defter uygulaması uyum göstermeyenler açısından cezai hükümler bulunmaktadır. Bu cezalar Vergi Usul Kanunları gereğince uygulanmaktadır.  Açılış ve onay yapmayanlar açısından 4 bin lira; defterin bulunmaması ya da daha önce tek bir kayıt bulunmadığında 300 günden az süre de adli para cezası uygulanmaktadır.

E-Defter Başvuru Sorgulama Nasıl Yapılır?

E defter başvuru sorgulama işlemleri Gelir Vergi İdaresi sayfasından gerçekleştirilmektedir. Sayfalara giriş yapıldıktan sonrasında arama butonuna ‘e defter sorgulama’ yazılması gereklidir. Sonrasında açılan sayfa üzerine gerekli olan bilgiler yazılarak başvuru da bulunulması gereklidir.

Defter Kullanıcıları Defterlerini Kâğıt Formda Saklamak Zorunda Mıdır?

Defter kullanıcıları defterlerini kağıt formlarda saklanma zorunluluğu bulunmamaktadır. E defter uygulamasını kullanmakta olan firmaların normal kağıt olarak yevmiye ya da büyük defter olan defteri kebiri kullanmaları gerekli değildir. E defter uygulaması muhasebe kayıtlarının 10 sene yasal süre boyunca muhafaza edilmesini sağlamaktadır.

E defter uygulamasını kullanmakta olan firmalar fiziki defterler açısından kapanış tasdiklerini yaptırmaları açısından gerekmektedir.

E-Defter Uygulamasına Geçen Firmalar Muhasebe Kayıtlarının İçeriğini GİB Gönderilmesi Zorunlu Mudur?

E defter uygulamasına geçmiş olan firmaların muhasebe kayıtlarını gelir idaresi daire başkanlığına gönderme zorunluluğu bulunmamaktadır. E defter uygulamaya geçiş yapmayan firmaların muhasebe kayıtlarını Gelir İdaresi Başkanlığına göndermesi zorunluyken e defter ile bu zorunluluk ortadan tamamen kalkmış durumdadır. Muhasebe kayıtlarını gönderilmesi yerine, e defter beratlarını yani kayıt bilgilerinin Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi yeterli olmaktadır.

Gelir İdaresi Başkanlığına Berat Göndermek Ücretli Midir?

Gelir İdaresi Başkanlığına berat gönderimi yapmak ücretli değildir. E defter kullanıcıları Gelir İdaresi Başkanlığı e defter uygulaması ya da internet servisi aracılıkları ile beratlarının elektronik olarak ücretsiz bir şekilde iletmeleri mümkün olmaktadır.

E Defter Uygulamasında Yapılan Hatalar Düzeltilebilir Mi?

E defter uygulaması üzerinde yapılmış olan hatalar düzeltilmektedir. Ancak değişiklik yapılmadan öncesinde dikkat edilmesi gereken durum, Gelir İdaresi Başkanlığının mükelleflere tanımış oldukları yasal değişiklik süresi olmaktadır. E defter beratlarının yasal süreleri dolmadıkları sürece e defter üzerindeki hatalar düzeltilmektedir. Yapılması gerekenler ise sistem üzerinde hatalı beratların silinerek yerine düzeltilen defter beratların yüklenmesi gereklidir.

Eğer berat yükleme zamanı süresi dolmuşsa mükelleflerin sistem üzerinden hatalı olan beratları silinerek yeniden yüklenmesi mümkün olmamaktadır. Bu durum da Gelir İdaresi Başkanlığına ‘Berat Silme Talebi’ hakkında dilekçe oluşturulması gerekmektedir. Dilekçeler incelendikten sonrasında talepler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafınca uygun bulunan durumlarda hatalı olan beratların silinerek yerine düzeltilen e defter beratlarının yüklenmesi mümkün olmaktadır.

E Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E defter uygulamasına yalnızca elektronik ortamda başvuru yapılmaktadır. Tüzel olan mükellefler www.edefter.gov.tr/ internet adresinde yer alan başvuru formu ve taahhütname üzerinde bilgiler doldurarak, başvuru gerçekleştiren kurumlara ait mali mühürlerin onay vermesi gereklidir.

Gerçek kişi olanlar ise www.edefter.gov.tr adresinde yer alan başvuru formu ve de taahhütnamelerinin doldurularak, kendilerine ait olan Mali Mühür ya da Nitelikli Elektronik imzalar ile onay vermeleri gerekmektedir.

Defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kayıt edilmesi, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler tüzel ya da gerçek kişi mükellefleri olanlar, e defter tutulması, onay verilmesi, saklanması ve ibrazlarında kullanılarak olan Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uyumluluk almış bir yazılımın kullanılması gerekmektedir.

• Mali Mühür ve Zaman Damgasının alınması
• Uyumluluk onayı almış olan yazılımların temin edilmesi
• Mevcut ERP içerisinde bulunmakta olan alanların e-Defter formatına uygun bir şekilde güncellenmesi
• Mükellef bünyesinde saklanması gerekiyorsa Türkiye’de e-arşiv imkanlarının bulunması

E Defter İle İş Akışı Nasıl Gerçekleşiyor?

E defter iş akışı;

• Yevmiye defter boyutlarının sınırı aşmıyor olmasına bakılarak, imzalanır.
• Yevmiye defterlerinin şema ve şematron kontrolleri yapılmaktadır.
• Yevmiye defterlerinin beratları oluşturularak imzalanması gereklidir.
• Yevmiye defter beratlarına şema ve şematron kontrolleri yapılmalıdır.
• Yevmiye defter beratları sıkıştırılmalıdır.
• Hatası olmayan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının kendi sitesine yüklenmesi gereklidir.

Yukarı da belirtilen durumlarda herhangi bir hata oluşursa e defter hazırlanamaz. Aylık olarak e defterlerin berat dosyalarını izlemekte olan 3. Ay sonuna kadar e defter uygulamasında yüklenmesi gerekmektedir. Aylık dönem yalnızca onaya sunulmakta olan ayın defter kayıtlarını kapsamaktadır. Önceki aylar da yapılan kayıtları içermemektedir. E defter oluşturulunca muhasebe işlemlerinde yapılan herhangi bir hata durumunda, hatanın gerçekleştirildiği cari ay içerisinde düzeltilmesi mümkündür.

E defter tutulmasına başlayan kişiler artık defterlerini kağıt ortam içerisinde tutmamaktadır. Mükellef kişiler e defter tutmaya başladıkları ilk tarihte, eski defterlerine kapanış tasdiklerinin yapılması gerekmektedir.

E Defter Ne İşe Yarar?

E deftere geçilmemiş olan durumlarda kağıtlara yazılmış olan ve onay gerektiren Yevmiye ve Büyük defter yani defteri kebir artık şirketler tarafında elektronik ortam içerisinde basılmaktadır. Bu çözüm sayesinde hem zaman tasarrufu sağlanmakta hem de onay ve kırtasiye giderleri üzerinden büyük bir maddi kazanç elde edilmektedir. E Defter süreci içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi zorunlu olmamaktadır. Sadece berat adı verilmekte olan özet bilginin Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi gereklidir.  Ayrıca bu beratların gönderilmesi açısından herhangi bir ödeme gerçekleştirilmemektedir. Ancak e defteri olmayan elden defter verenler açısından ücretli olmaktadır.

• Yevmiye ve büyük defterlerinin hazırlanması açısından hazırlanmakta olan zaman, e defter uygulaması sayesinde bu işlemler en minimum seviyeye indirilmiş olmaktadır. Bu durum da şirketler açısından zaman ve personel tasarrufu sağlamış olmaktadır.
• Her dönem de defterlerin basım ve onayı açısından ödenmekte olan tutalar e defter uygulaması sayesinde ortadan kalkmıştır. Yevmiye defterleri ve büyük defterlerin noter onayı verilmesi açısından kağıt üzerine basma maliyetleri, e defter ile ortadan tamamen kalkmıştır.
• Defterin baskı durumları, onayları, gönderim ve arşivlenmeleri açısından harcamış oldukları tutarlar sıfırlanacağından dolayı maliyetler de giderek azalmaktadır.
• Şirketlerin onaylı olan defterlerin Vergi Usul Kanunlarına göre 5 sene, TTK kurumlarına göre 10 yıl süre ile muhafaza altında tutulmaktadır.

Ön Muhasebe Sisteminin Amaçları Ve Özellikleri hakkında bilgi almak için tıkayın.