e-Fatura Nedir? e-Faturanın İşletmeniz için Avantajları

Dijitalleşme birçok firmanın şirket içi verimliliğini artırmasında önemli bir basamak. Bu adımların en önemli duraklarından biri de kuşkusuz e-fatura sistemi. Söz konusu uygulama, belli satış hacmine sahip mükellefler için zorunludur. Ancak avantajları nedeniyle henüz kullanmakla yükümlü olmadan matbu faturadan elektronik faturaya geçenlerin sayısı az değil. Bunda elektronik faturanın kurumlara sağladığı avantajların payı büyük. Peki e-fatura nedir, öne çıkan avantajları nelerdir? Detaylar yazı dizimizde.

e-Fatura nedir?

Mart 2010’da hayatımıza giren elektronik fatura, klasik faturayla aynı resmi niteliğe sahip bir uygulama. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından çıkarılan tebligatla standartları hakkındaki detaylar, açık ve net olarak bellidir. Bu kapsamda klasik faturadaki alıcı ve satıcıyla ilgili hemen her bilginin elektronik faturada da yer alması zorunludur. İkisi arasındaki temel fark, birinin kağıda diğerinin de elektronik ortamda basılıyor olmasıdır.

İşletmeniz e-fatura kullanmak zorunda mı?

İşletmenizin elektronik faturaya geçme zorunluluğu bazı şartlara bağlıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son tebligat esas alınması halinde durum şöyle: 2022 ve bu yıldan sonraki dönemlere ilişkin satış hasılatı 3 milyon ve üzeri olan işletmeler, 2020’de satış hasılatı 5 milyonken bu rakam 2021’de 4 milyona ve daha sonra 3 milyon noktasına indirildi. Dolayısıyla cari takvim yılı içerisinde satış hasılatı 3 milyon ve üzerine ulaşan her mükellefin elektronik fatura sistemine geçmesi gerekir. Ayrıca sistemin avantajlarından yararlanmak isteyen işletmeler söz konusu satış hasılatlarını yakalamayı beklemeye gerek duymadan sisteme entegre olabilir.

e-Faturanın işletmelere sağladığı avantajlar nelerdir?

Dijitalleşmenin işletmelere sağladığı kolaylıkların en somut kanıtlarını matbu fatura yerine geçen elektronik faturanın sunduğunu söylemek mümkün. Bu kapsamda matbu fatura bastırma, bunların maliyeye onaylatılması, zarf ve kaşe gibi işlemler, faturanın kargoya verilmesiyle kaybedilen zaman ve harcanan iş yükünün ortadan kalması söz konusu. Elektronik faturanın işletmelere sağladığı diğer önemli avantajlarsa şöyle:

• Elektronik fatura, matbu faturaya göre maliyet avantajı sağlar. Baskı, mürekkep, kargo gibi masraflar ortadan kalkar.
• Elektronik faturanın birim maliyeti kuruşlarla ifade edilirken matbu fatura maliyetleri 10 liranın üzerinde seyreder.
• Elektronik fatura tek tuşla kesilir ve elektronik ortamda müşteriye hızlıca ulaştırılır.
• Elektronik faturalar elektronik ortamda saklanır. Bu da depolama maliyetlerinden kurtulmanızı, iş yükünü azaltmanıza yardımcı olur.
• e-Fatura kesimi sırasında herhangi bir yanlış yapıldığında hızlıca müdahale etmenizi kolaylaştırır.
• Muhasebe sistemleriyle entegre edilebilen elektronik faturalar, ön muhasebe işlemlerini daha kolay hale getirir.

Bununla birlikte işletmeniz tarafından kağıt kullanımının azalması, doğayı korumanız anlamına da gelir. Özellikle çevre bilincine sahip kurumlar açısından elektronik fatura kullanımına önem verilmesi oldukça önemli bir kriter. Ayrıca elektronik fatura kullanımı, işletmenize prestij kazandırır. Müşterilere faturalarını elektronik ortamdan hızlıca göndermeniz kurumsal imajınıza pozitif katkı sağlar.

e-Faturaya kimler geçebilir? Nasıl başvuru yapılır?

Elektronik faturaya geçişle ilgili herhangi bir kısıtlama söz konusu değildir. Tersine bu konuda işletmelere yönelik önemli bir teşvik çalışması söz konusudur. Dolayısıyla gerçek ve tüzel kişiler, istedikleri zaman elektronik fatura mükellefi olabilir. Bunun için 3 milyonluk satış cirosuna ulaşma şartı aranmaz.

Elektronik faturaya başvuru sürecini başlatmanın ilk yolu Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı sisteme kaydınızı yaptırmak. Bu aşamada halletmeniz gereken birkaç adımlık aşama var. İşte elektronik fatura başvuru aşamalarıyla ilgili öne çıkanlar:

1. Mali mühür temin edin: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen mali mühür, elektronik mühür olarak kullanılan ve elektronik faturaya geçişte en önemli gereksinimler arasında. Bu mührü temin etmek için TÜBİTAK iştiraki Kamu Sertifikasyon Merkezi sitesi üzerinden başvuru işlemlerinizi yağmanız mümkün. Mali mühür, düşük bir ücret karşılığında tarafınıza verilir. Tahmini sertifikanın firmanıza ulaşma süresi 3-10 gün arasıdır.
2. e-Fatura başvuru: Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden elektronik fatura başvuru formu doldurularak gerçekleşen işlemdir. Başvurunuz alındıktan sonra birtakım kontroller sonrasında onay verilir.
3. e-Fatura aktivasyon: Aktivasyon işlemi elektronik fatura kullanımını sağlayan en son işlemdir. Bunun için GİB portalı üzerinden oluşturulan hesaba mali mühür sertifikasını tanımlamanız için gereken adımları izlemeniz tamamlamanız gerekir.

Bu adımları tamamlamanız halinde GİB üzerinden e-fatura oluşturmanız mümkündür. Ayrıca e-fatura sürecini daha kolay hale getirmek, muhasebe programlarınızla entegre kullanabilmek için özel e-fatura otomasyonları kullanmanızda fayda var. e-Fatura otomasyonlarının sağladığı avantajların bazıları şunlar:

• Özellikle sürekli fatura kesmek durumunda kalan e-ticaret gibi firmaların fatura kesme süreçlerini tam otomatik bir hale dönüştürür.
• Mağazaya düşen sipariş bilgileri otomatik bir şekilde çekilir ve otomatik bir şekilde e-fatura oluşturulur.
• Fatura oluşturma süresi iki dakikanın altına düşer ve siparişleri yöneten kişiye sadece fatura kontrol işlemini yapmak kalır.
• Elle fatura düzenlemeden kaynaklı hataları ortadan kaldırır. Finansal işlemler çok daha hızlı, doğru ve şeffaf bir şekilde ilerler.

Zaman ve veri kayıpları gibi hataları en aza indirmek için e-fatura sistemini özel otomasyonlarla güçlendirmeniz halinde e-faturanın sunduğu avantajların hepsini işletmenize kazandırmanız da mümkün.

e-Faturaya geçme maliyeti ne kadar?

Elektronik fatura, matbu faturaya göre çok daha avantajlı ve sistematik şekilde fatura oluşturmanızı sağlayan otomasyonları kullanmanızı sağlar. Bu imkanlar, zaman ve iş gücünden tasarruf etmenizi sağlaması açısından ilk geçiş maliyetleri işletmeniz açısından çok kıymetli bir gider olarak bütçenize yansımaz. Üstelik e-fatura geçmek için gereken mali mühür ve tercih edilmesi halinde otomasyonların maliyetleri çok ciddi rakamları ifade etmez.

Mali mühür, tüzel kişiler için akıllı kart okuyucu dahil olmak üzere 400-500 lira arasında 3 yılda bir yenilenmek üzere alınabilir. Mali mühür, şirketinizin e-imzası olduğundan dolayı elektronik fatura işlemlerindeki en önemli gereksinimi ifade eder. Elektronik fatura entegrasyonunda her fatura bedeli için 0,10-0,30 kuruş arasında bir maliyet yansıtılır. Ayrıca otomasyonların arşivleme gibi ek özelliklerini kullanma, eğitim gibi oryantasyonlar için de maliyet olarak şirketinize yansıtılabilir.

e-Faturayla ilgili soru ve cevaplar

Elektronik faturaya ilişkin soru ve cevapları sizler için derledik…

e-Fatura göndermek için karşıdaki kişinin e-fatura mükellefi olması gerekir mi?

Böyle bir zaruret söz konusu değildir. Elektronik ortamda düzenlediğiniz fatura karşı tarafa e-arşiv olarak gönderilir. Bu fatura, ticari olarak matbu faturadan farksızdır.

e-Faturayı yazdırmak gerekir mi?

Elektronik faturaya geçmenin bir nedeni de kırtasiye giderlerini en aza indirmektir. Dolayısıyla yazıcı mürekkebi ve A4 gibi giderlerle uğraşmamak için elektronik faturanızı yazdırmanız gerekmez. Ancak yine de çıktısını almak isterseniz üzerine ıslak imza veya mühür basmanıza gerek yoktur.

e-Fatura yanında matbu fatura düzenlemem gerekir mi?

Elektronik faturaya geçişten sonra matbu fatura işlemi yapmanız söz konusu değildir. Tüm fatura işlemlerini elektronik ortamda yapmanız gerekir. Otomasyon kullanmanız halinde e-fatura sistemi her sipariş sonrasında faturasını otomatik şekilde oluşturur.