E Fatura Sisteminin Avantajları Nelerdir?

E fatura elektronik ortamda oluşturulmuş olan bir fatura çeşididir. Elektronik ortam da yer alan fatura dijital ortamda hazırlanmış ve basılmasına gerek olmayan bir faturadır. Her tarafta e fatura kullanıcısı olmasında faturalar elektronik ortam da güvenli olarak oluşturulmaktadır. E fatura GİB tarafınca sunucular üzerinden alıcı ve satıcılara iletilmektedir. E fatura sisteminin avantajları;

1. E fatura maliyetleri azaltmaktadır.

E fatura sisteminin avantajları içinden ilki ve en önemlisi fatura kullanımlarının azalmasına yardımcı olmaktadır. Dijital ortam içerisinde hazırlanmakta olan e fatura sayesinde zarf, mürekkep ya da kağıt gibi araçların yol açmış olduğu masraflardan da beraat edilmektedir. E fatura sistemden kısa süre içerisinde müşterilere iletme kolaylıkları ile yazma, bastırma, kargo ve arşiv oluşturma gibi olan masraflar ve bu işlerin operasyonel olan yükleri de ortadan tamamen kalkmaktadır.

Ayrıca ek olarak olan yanlışlarında dakikalar içerisinde düzeltmek mümkündür. Bu şekilde fatura yapılması ya da yeniden yazdırma gibi işlemler de bu şekilde ortadan kalkarak ciddi miktarlarda yapılan masraflarda ortadan kalkmıştır.

• E fatura sayesinde zaman tasarrufu yapmak mümkün olmaktadır.

Dijital ortam içerisinde fatura hazırlanması kağıt üzerine basılmasından daha avantajlı ve de kolay olan bir süreçtir. Fatura yazdırma işlemleri sadece birkaç dakikaya inmektedir. Bu şekilde geriye kalan zaman başka işleri halletmek açısından kullanılmaktadır. E fatura şirketler açısından birkaç dakikayı alarak anında müşterilere iletilmektedir.

• Ayrıca e faturaları sistem üzerinde arşivlenmektedir.

E fatura avantajları içerisinde dijital ortam içerisinde sürekli olarak arşiv yapılan ve kaybolması imkansız bulunan faturalar bulunmaktadır. Dijital olarak hazırlanan ve arşiv işlemleri yapılan e faturalar evrak kalabalıkları oluşturmadan tek tuşla yapılabilmektedir.

Yıllar öncesinde hazırlanmış olan faturanın bulunması sistem üzerinde yalnızca birkaç dakika harcanmaktadır. Ortadan kalkmış olan kargolar, faturaların kayıp olması ya da müşterilere ulaşılmaması gibi ihtimalleri tamamen ortadan kaldırmaktadır. İş stresleri azalırken evrak yoğunlukları da aynı oranda azalmaktadır. Bu şekilde e faturaların kayıp olma riskleri de ortadan kalkmaktadır.

• Tahsilatlar hızlı gerçekleşmektedir.

E fatura sistemi kullanıldığı takdir de faturalar müşterilere hızlı ulaşacağından dolayı tahsilat işlemleri de hızlanmaktadır. Müşteriler hazırladıkları e faturaları iletirken şirkette yaşanan gecikme, faturaların ulaşamama durumları ve tahsilatın olmaması gibi sorunlar ortadan kalkmaktadır.

E faturanın ulaşıp ulaşmaması müşteriler tarafından görülüp görülmeme durumları sistem üzerinden takip edilmektedir.

• E fatura ile iş yükü azalmaktadır.

E fatura sisteminin avantajları iş yükünü büyük oranda azalmaktadır. Faturaların basılma süreçleri, kaşe ve operasyonel olan süreçler ve fatura saklanması gibi pek çok ara iş ortadan kalkmaktadır. Daha az iş yükleri ve daha az olarak yığılmakta olan evraklar ile kolay olarak faturalandırma işlemleri gerçekleştirilmektedir.

• Muhasebe sistemiyle eş zamanlı olarak ilerlemektedir.

E fatura kullanılarak hazırlanmakta olan faturalar muhasebe sistemi ile bağlantılı olarak ilerlemektedir. Fatura kesilmesi kargo işlemlerinin yapılması ve arşiv işlemleri kolaylaştığından dolayı muhasebe işlemleri de beraberinde hızlanmaktadır.

Aynı zamanda evrak yoğunlukları oluşmadan, faturaların kopyalarına ulaşılarak işler daha hızlı olarak yürütülmektedir. Bu şekilde daha az veri giriş ve rapor ve kontrol alanları yaratılmaktadır.

• E fatura çevre dostu olmaktadır.

E fatura sisteminin avantajları içerisinde bu sistemin doğa dostu olmasıdır. E fatura dijital olarak hazırlanmakta olan faturalar ile hem doğa hem de şirketlere katkıda bulunulmaktadır. Bu şekilde malzeme ve kağıt israfları yapılmadan kısa süre içerisinde hazırlanan faturalar ile çevreye, şirket bütçelerine ve zaman yönetim durumuna katkıda bulunulmaktadır. Ayda kesilmekte olan her fatura açısından 2 bin ağaç kesilmektedir. Bu fatura ile doğa korunması tam anlamda sağlanmaktadır.

• Ofis ya da ev dışında fatura kesilerek gönderilme şansı bulunmaktadır.

Fatura hazırlanması, kaşe ve baskı yapılması gibi süreçlerin ortadan kaldırılması ile ofis dışında fatura hazırlanması da mümkün olmuştur. Günler sürecek olan çalışanlarla beraber fatura hazırlanması süreçleri internet bağlantıları bulunan cep telefonları olduğu her yerde yapılmaktadır. Fatura hazırlanması açısından ofis içinde ya da evde olunmasına gerek olmadan dakika içinde her yerden faturalar hazırlanarak müşterilere ulaşılmaktadır.

• Müşteri ve satıcılar ile mutabakat yapılması da bu şekilde kolaylaşmaktadır.

E fatura kullanılarak karşı ile yapılan mutabakat süreçleriyle hem kısa olan hem de kolay olmaktadır. E fatura sistemleri ile faturalar karşı taraflara hızlı olarak ulaşarak ve mutabakat işlemleriyle de hızlanmış olmaktadır.

İşlemler de yapılmakta olan raporlama, tahsilatların eski sistemde düzenlenmesi gibi işlemlerden ortadan kalkarak dijital ortam içerisinde dakika içerisinde hazırlanmaktadır. Karşı taraf ile yapılan hızlı mutabakat ve raporlama da hataların olma ihtimalleri de düşerek bu şekilde hazırlanma süreleri de kısalmaktadır.

1. Güvenlik işlemleri

E fatura işlemleri sayesinde şirket bilgileri güvenli olmaktadır. Dijital içerisinde düzenlenmekte olan faturalar saklanarak şirket bilgilerinin kayıp olması gibi bir risk bulunmamaktadır. Evrak kalabalıkları yaşanmadan arşiv yapılan fatura bilgileri güvenli olarak saklanmaktadır.

Kimler E Fatura Mükellefidir?

Kanunlar elektronik olarak düzenlenmesi zorunlu bulunanlara E fatura mükellefleri denilmektedir. Mükellefler her yıl içerisinde Gelir İdare Başkanlığınca hazırlanmakta olan brüt satış hasılatları rakamlarına göre belirlenmektedir. Bu belirleme gereğince bir yıl öncesinde bulunan ciro esas alınmaktadır. 2023 itibari ile zorunlu olan e fatura düzenlemesi 2022 senesinde 3 milyonun üzerinde hasılat yapanları elde etmektedir. Ayrı olarak sektörlerde değişmekte olan sınırlar da mevcut olmaktadır. E fatura geçiş şartları içerisinde;

• Gayrimenkul satışlarında ve kiralama işlemlerinde 500 bin ve üzerinde yapılan hasılatları elde etmekte olan kişiler
• Kendi web sitelerinde ya da online platformlar içerisinde yapılan e ticaret faaliyetlerinde 500 bin ve üzerinde cirosu bulunan kişiler
• İnternet ilanlarından ya da dijital olan faaliyetlerden 500 bin ve üzerinde hasılatı bulunan firmalar e faturaya geçmesi gerekmektedir.

E Fatura Nedir?

4760 sayılı bulunan özel tüketim vergi kanunlarına göre ekli olan listelerde bulunan malları imal eden ya da ithal edenler, ciro sınırlarına tabi bulunmadan elektronik mükellefleri sayılmaktadırlar. Elektronik olan faturalara geçenler açısından e deftere geçme zorunlulukları da bulunmaktadır. Bu defterler içerisinde kayıt edilmesi gereken rakamları bulunmaktadır. Öte yandan, ciro söz konuları rakamların altında bulunan işletmeler fatura sistemine geçmektedir. Gönüllü olarak e fatura oluşturanların e defter tutma zorunlulukları bulunmamaktadır.

E Fatura Başvurusunda İstenilen Belgeler Nelerdir?

E fatura başvuru yapılması açısından bazı belgeler istenmektedir. Başvuru yapılmadan öncesinde tüzel e gerçek olan kişilerden beklenenleri bilinmesi gerekmektedir. Tüzel olan kişilerin mali mühürlerinin temin edilmesi gerekmektedir. Gerçek olan kişilerinse hem mali mühürlerinin hem de e imza kullanmaları gereklidir. imza yerine geçmekte olan unsurlar, işletmelerin elektronik fatura işlemlerinin resmi olarak uygun olmasını sağlamaktadır. E fatura başvuru için gerekli olan belgeler;

• Yetkili olan kişilerce imzalanmış olan başvuru taahhütnameler
• Elektronik mali mühür sertifikaların sahipleri taahhütnamesi
• Şirket kuruluşunun sözleşmelerinin yer almış olduğu Ticaret Gazetesinin noter onaylı bulunan kopyaları
• Başvuru forumlarına imza atmış olan kişilerin yetkili olduklarını gösteren noter imzalı olan sirkülasyon örnekleri

Eğer şirket unvanları değişmişse bunun belge ile gösterilmesi gerekmektedir. En son olan unvanların ilan edilmiş olduğu Ticaret Sicil Gazetelerinin asıllarını ya da kopyalarının teslim edilmesi gereklidir. belgeler tamamlanmış olduktan sonrasında aslı ya da kopyaları teslim edilmelidir. Belgeler tam olunca e faturaya başvurulmalıdır.

E Defter Hizmetleri Nasıl İşler Ve Kimler İçin Uygundur hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!