Ön Muhasebe Sürecinde Kullanılan Araçlar Ve Teknikler

Bilgi sistemlerinin amaçları işletmelerin karar alma faaliyetlerine yardımcı olunması ve problemlerin çözümünü sağlamaktadır. Ön muhasebe sürecinde kullanılan araçlar içinde bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bilgi sistemlerinin günlük faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde büyük sorumluluğu bulunmaktadır. Örnek olarak ticaret uygulamaları ya da bilet rezervasyonlarının ayarlanması için kullanılan uygulamalar gibidir. Günümüzde ön muhasebenin yapılması ve bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi açısından bilgi sistemleri gerekliliktir. Ön muhasebede kullanılan araçlar;

• Veriler
• Donanım
• Yazılım kullanımı
• İnsan kaynakları
• Oluşturulmuş yönergeler
• Son olarak iletişimdir.

Ön Muhasebede Veri

Veri, bilgi sistemlerinin bilgi üretmesini sağlamak amacıyla yapmış olunan girdilerdir. Bilgi üretiminin ilk aşamasını verilerin toplanması ve girdi şeklinde sisteme girilmesini oluşturmaktadır. Ön muhasebe bilgi sistemi açısından da ele alınmış olduğunda verilerin toplanması ‘ilk işlem belge’ aracılıkları ile yapılmaktadır. İşçi kartları, fatura, ulaşım biletleri, çeşitli fişler ilk işlem belgelerine yani verilerine örnek olmaktadır. İlk işlem belgeleri gerek denetimlerin başlangıçlarının oluşturulması gerekse de bilgisayarlarda dosyaların bozulma ihtimallerine karşılık olarak yedek belgelerin olması açısından oldukça önemlidir.

İlk işlem belgelerine kayıt edilmiş olan verilerin bilgi sistemlerine tanıtımlarının yapılması gereklidir. Bu bilgilerin sistemin işlem yapabileceği şekillere dönüştürülmesi şarttır. Örnek olarak lokantaya gidildiğinde ve sipariş verildiğinde sözel olarak söylenen sipariş bir işe yaramamaktadır. Garson ne zaman elinde bulunan siparişleri sistem içerisinde aktarırsa, o zaman veriler sistem üzerine dahil olarak siparişler hazırlanacaktır. Verilmiş olan örneklerden de anlaşılacağı gibi ön muhasebe işlemlerinin ilk adımını veriler oluşturmaktadır. Temeli verilere dayanmaktadır. Hatalı olan veriler ya da elde olan verilerin hatalı olarak sisteme aktarılması sonuçların da ön muhasebenin yapılmasını da yanlış olarak etkileyecektir.

Günümüzde işletmelerde en önemli nokta verilerin güvenilir olma konusudur. Faaliyetler açısından hayati olarak öneme sahip olan verilerin kaybolması ya da erişim yetkisi bulunmayanların erişime ulaşması gibi konular işletmeleri verilerinin önemli bir şekilde durmalarına destek olmaktadır. Veri taban güvenliklerinin sağlanması, yedeklenmesi, erişimlerin yapılanması, veri tabanlarının güncel hale getirilerek sorunların önüne geçilmektedir. Veri tabanları sadece verileri depolamaktadır. Verilerin düzenlenerek bağ kurulması veri tabanlarının temel görevidir.

Ön Muhasebede Donanım

Ön muhasebe de donanım, bilgi sistemlerinin fiziki yapısında yer alan araçları ifade etmektedir. Ön muhasebe sürecinde kullanılan araçlar,

• Bilgisayar
• Bilgisayarda kullanılan bileşenler
• Veri girişi yapılırken kullanılan araç ve benzerlerinden oluşmaktadır.

Günümüzde bilgisayarlar bilgi sistemlerinin ve verinin girilmesinde temel araçlardandır. Günümüzde pek çok işlem bilgi üretimleri ve denetim faaliyetleri bilgisayar üzerinden gerçekleştirilmektedir. Temel bilgi teknolojisinde ön muhasebe de kullanılan araçlar;

• Girdi birimler arasında
• Klavyeler
• Mauslar
• Touchpad
• Brkod okunması için okuyucular
• Optik formları okuyan okuyucular
• Tarayıcı sistemler
• Biyometrik kullanılan tarayıcılar; parmak izi tarayıcıları, retina tarayıcıları
• 8eb kameraları
• Dijital olan kameralar
• Konuşmak için kullanılan mikrofonlar
• Çıktı birimleri
• Ekranlar
• Yazıcı sistemleri
• Hoparlörler, ses sistemleri
• Merkezi işlem birimleri
• Depolama birimleri
• Hard diskler ve flash diskler
• İletişimde kullanılan birimler
• Modemler
• Server olarak kullanılanlar
• Router sistemler
• Optik kablolar

Ön Muhasebede Yazılım

Bilgi sistemleri el olarak işlemekte olan sistemlerden çıkmış ve bilgisayar tabanlı sistemler olma halini almıştır. Ancak bilgisayarların ve çevre birimlerinin çalışması ve istenen faaliyetlerin yapılması kullanılan yazılımlar aracılığıyla olmaktadır. Bilgisayarların donanımları yazılımların gerektirdikleri gibi çalışmalarını sağlamakta olan alt yapıdır.

Ön Muhasebede İletişim (Telekomünikasyon)

Ön muhasebenin temel görevlerinden biri de üretilmiş olan bilgilerin kullanıcılara iletilmesini içermektedir. Bu sonuç aşamasına varılmadan öncesinde sistem içerisinde yer alan unsurlar arasında sağlıklı olarak alışverişlerin gerçekleşmesi iletişim kanallarının sağlıklı bir şekilde çalışması ile ilgili olmaktadır. İşletmeler farklı olan coğrafyalarda faaliyet göstermekte olan birim, tedarikçiler ve müşteriler ile iletişimde bulunmaları gerekmektedir. Günümüzde işletmeler sadece faaliyet yönetme aşamasından uzaklaşmışlardır. Tedarik edenlerden müşterilere ulaşmakta olan zincirin yönetilmesini esas almaktadır. Bu nokta da ön muhasebe yapılması oldukça önemlidir.

İşletmeler zayıf olunan tedarikçileri güçlü olduklarından dolayı tedarikçi olanların yönetilmesi işletmelerin yaşamı açısından önemli bulunan noktayı oluşturmaktadır. Tedarikçilerin zayıf bulunması pek çok olumsuzluğu da beraberinde getirmektedir. Müşteri memnuniyetsizlik, işletme kar, Pazar, imaj ve paranın kaybedilmesi gibi sonuçlara neden olmaktadır. Örneğin hava yastığı açılmamış kaza yapan aracın sahibi hava yastığı yapan firmayı değil otomobil firmasını suçlayacaktır. Bu sebeple ön muhasebe de sorun olmaması ekstra giderlerin açılmaması açısından tedarikçilerinde sağlam kişilerden oluşması mümkün olmaktadır. Bu sebeple ana işletmelerin hem kendi içerisinde bulunan faaliyetlere ilişkin olarak hem de tedarikçiler ile müşteriler arasında bulunan veri ve bilgi akışlarının aksamadan yürütülmesi ana amaç arasındadır.

Ön Muhasebede İnsan Kaynakları

Ön muhasebenin temel unsurlarından biri de insan kaynaklarıdır. Gerek sistem çıktılarından faydalanmakta olan kullanıcılar gerekse de sistem işleme durumunu sağlamakta olan çalışanlar sistemin önemli bileşenidir. İnsan kaynakları;

• Müşteriler
• Mühendisler
• Satış elemanları
• Muhasebe departman çalışanları
• Yöneticiler
• Yazılımcılar
• Muhasebeciler
• Ön muhasebe elemanları
• Departman çalışanları
• Sistem analisti gerçekleştirenler
• Sistemde çalışan operatörler
• Teknik elemanlardan oluşmaktadır.

Mikro İşletmeler İçin Ön Muhasebe Yazılımları

Resmi gazete de Kasım 2005 ve 25997 sayılı olarak yayınlanmakta küçük ve büyük işletme tanımı, nitelik ve sınıflandırmalar hakkında olan yönetmelik; mikro yani küçük işletmeleri, 10 kişiden az çalışan istihdam açan ve yıllık mali bilançoları 1.000.000 Türk lirasını aşmamakta olan küçük işletmelerdir. Bu tipte olan işletmelere hitap eden ticari ön muhasebe yazılımları genelde çok kapsamlı bulunan işlemleri içermemektedir. Bu tip yazılımlar içerisinde

• Cari hesapların borç ve alacak işlemleri
• Stoklar
• Satın alınması
• Satışlarda yapılan irsaliye hareketleri
• Kasa işlemleri
• Müşteri çek ve senetler raporlanmaktadır.

Bu olanakların yanında temel finansal tablo ve mikro işletmeler açısından hazırlanmakta olan muhasebe yazılımlarından elde edilmektedir.

KOBİ’ler İçin Ön Muhasebe Yazılımları

İşletmeler büyüme yoluna gittikçe yapılan faaliyetler gelişerek karmaşık hale geldikçe öncesinde kullanılmakta olan ön muhasebe yazılımları yetersiz olacaktır. İşletmeler bu durumda kendi yazılımlarını üst sürümlere taşırlar ya da kendilerine uygun bulunan yazılımı satın almayı tercih edebilirler.

KOBİ’ler açısından hazırlanmış olan muhasebe yazılımlarında küçük işletmeler açısından mevcut bulunan yazılımlarına ek açıdan ithalat ve ihracat işletmelerin desteklenmesi için çoklu kur işlem yapılması satış performanslarının ölçümlerinin gerçekleştirilmesi kredi ödemelerinin takibi gibi özellikleri içermektedir.

Büyük İşletmeler İçin Ön Muhasebe Yazılımları

Büyük olan işletmeler açısından hazırlanmakta olan ön muhasebe yazılımları aslında tüm işletmelerin bilgi iletim ve üretimlerini düzenlemekte olan bilgi sistemlerinin ki bu sistemlerin Kurumsal Kaynak Planlaması yani KKP olduğu ifade edilmişti, bir modül olarak ortaya atılmıştır. Büyük olan işletmeler açısından hazırlanmış olan yazılımlar işlemlerin kayıt işlemlerinin yapılması ve finansal olan raporlarının hazırlanmasının yanında yönetim basamaklarına karar destekleri de sunmaktadır.

Tüm bu araçların düzen içerisinde kullanımı ön muhasebenin gerçekleşmesi ve küçük işletmelerin, büyük işletmelerin ve KOBİ’lerin gelecekteki konumlarını görebilmeleri açısından oldukça önemlidir.

E Fatura Sisteminin Avantajları Nelerdir? hakkında bilgi almak için tıklayın!