E Defter Hizmetlerinin Avantajları Ve Dezavantajları Nelerdir?

E defter hem kolay hem de sistematik bir kullanıma sahip olmasının yanında bazı avantajları da beraberinde getirmektedir. Bu avantajlar;

1. Yevmiye gibi olan büyük defterlerin hazırlanması açısından harcanmakta olan zaman, e defter uygulaması kullanımıyla beraber minimum düzeye inmektedir. Bu firmalar açısından zaman ve personelden tasarruf sağlanması anlamına gelmektedir.
2. Her dönem açısından onay ve basımı açısından ödenmekte olan miktarlar e defter uygulamaları ile beraber ortadan kalkmaktadır. Büyük defterlerin ve yevmiye defterlerinin onayı ile beraber kağıt üzerine basılma maliyeti, e defter kullanılması ile beraber oluşmamaktadır.
3. Defterin basılması, gönderilmesi, onaylanması ve arşivlenmesi açısından harcanmakta olan tutarlar sıfır olacağından dolayı maliyetler de bu durumda azalmaktadır.
4. Firmaların onayı alınan defterlerinin VUK kanununa göre 5 sene, TTK kanununa göre 10 sene süre ile saklanması gerekmektedir. Kağıda basılı bulunan defterlerin saklanması açısından mekan ve zaman harcanmasına gerek duyulmaktadır. E defterlerin sağlamış oldukları en büyük avantajlardan biri de bu sorunun tamamen ortadan kaldırarak defterler elektronik ortam içerisinde 10 senelik yasal süre boyunca arşiv işlemleri sağlanmaktadır.
5. Kağıda basılmış olan belgeler üzerinde hataların düzeltilmesi külfet oluştururken e defter üzerinde bulunan hataların düzeltilmesi açısından ekstra çaba harcanmasına gerek olmamaktadır.
6. E defterler genelde uluslararası olarak kullanılan format kullanılarak oluşturulduğundan dolayı özellikle çok uluslu olan şirketlerin uyum, düzen ve de çalışma prensiplerine uygun olmaktadır.
7. Her dönem düzenlenmekte olan ve binlerce sayfadan oluşmakta olan büyük defterlerin oluşturulması açısından kesilen ağaçlarda e defter uygulaması sayesinde korunmuş olmaktadır.

Bilanço esaslarına uygun olarak defter tutan ve işletmelerin tutmak zorunda bulundukları yevmiye defterleri ve büyük olan defterlerin elektronik olan ortam içerisinde oluşturulmasının getirdiği bazı dezavantajlar bulunmaktadır.

E defter uygulamasının getirmiş olduğu en büyük dezavantajlarından en büyüğü küçük olan işletmelerin e defter uygulamasını yürütecek olan alt yapı ve personel sayısına sahip olmamasıdır. Ayrıca bazı küçük firmalar elektronik ortama yabancı olduklarından dolayı bu sistem kullanımından kaçınmaktadır. Ancak bu küçük şirketler bir yazılım ve muhasebe uzmanlarından bu işlemin kullanılmasının ricasında bulunabilirler.

E Defter Uygulamasına Nasıl Geçilir?

E defter uygulamasına geçiş yapılması açısından sadece elektronik olan ortamda yapılan başvurular kabul edilmektedir. Bu elektronik olan belgelerde olduğu gibi ilk olarak mali mühür teminlerinin yapılması gerekmektedir. Kullanıcılar zaten mali mühürlere sahiplerse; elektronik olan defterlerin tutulmaları, kaydedilmeleri, muhafaza ve ibraz edilmeleri açısından uyumluluk onaylarına sahip bulunan yazılımların kullanılması gereklidir.

Mali mühürlere sahip olmayan kişilerin ise bu gibi elektronik olan belgelerin kullanılması açısından kendi durumlarına en uygun olan elektronik sertifikalarını almaları gerekmektedir. E defter kullanımlarında herhangi yapılan kesinti ya da sistem üzerinde arıza oluşması sebebi ile beratların Başkanlık tarafınca onaylanmaması durumlarında; gerçek olan kişiler açısından elektronik imza ya da mali mühür; kamu kurum ve kuruluşlar ve tüzel kişiler ile tüzeli bulunmayan ortaklık durumlarında ise mali mühür ile zaman damgalı bir şekilde onaylanarak imzalanmaktadır.  Zaman damgaları TUBİTAK-BİLGEM kamu sertifika merkezi aracılığı ile sağlanmaktadır.

E Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?

E defter iş akışı;

1. Yevmiye defter boyutlarının sınırlarının aşıp aşmamasına bakılarak defter imzalanmaktadır.
2. Yevmiyelerin beratları oluşturularak imza işlemleri yapılmaktadır.
3. Defterlerin şematron ve şema kontrolleri gerçekleştirilmektedir.
4. Berat sıkıştırma yapılmaktadır.
5. Hatası olmayan dosyalar GİB sisteminin internet adresine yüklenmektedir.

E defter ibrazları ayda bir olarak firma sahipleri, firma bünyesinde çalışmakta olan mali müşavir ve muhasebeciler tarafından yapılmaktadır. O aylara ilişkin olarak beratlar verilinceye kadar yani 3 ay içinde düzeltme yapılma şansı bulunmaktadır. Sonraki dönemler içerisinde ters kayıtlar atılarak iptal edilerek doğru şekli atılabilir.

Zaman damgaları yapılarak özel olan bir kodla defter beratları oluşturulur ve oluşturulmuş olan bu beratlar devlete iletilmektedir. Maliye denetimlerine gelinmiş olduklarında daha öncesinde verilmekte olan berat ile de muhasebelerden o an almaları gereken beratlar karşılaştırılmaktadır. Eğer beratlar aynı bulunuyor ise geçmişe herhangi bir düzeltme ya da kayıt atılmamış anlamına gelmektedir.

E Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E defter başvuruları elektronik ortam içerisinde yapılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı yani GİB’in internet sitesi üzerinde başvuru form ve taahhütlerinin doldurulmuş olması gereklidir. Gelir İdare Başkanlığı sahip olduğu internet adresinden başvuru form ve taahhütnamelerinin doldurulması gereklidir. Bu süreç içerisinde;

1. En az 1 adet mali mühürlerin temin edilme durumu
2. Defter onayı bulunan bir firma ile anlaışması
3. Mevcut bulunan muhasebe programında e defter süreçlerine uygun olan formatta verilerin hazırlanması
4. E defterlerin saklanması açısından hizmet alınma adımlarının değerlendirilmesi gerekmektedir.

E Defter Beratı ve Zaman Damgası

E defter beratı 1 Sıra No.lu E-Defter Genel mesajına göre; “elektronik ortam da geliştirilen defterlerle alakalı olarak, Başkanlık tarafından belirlenen şartlara uygun bilgileri bulunduran ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış kabul görülmüş elektronik dosyayı” belirtmektedir. E defter beratı elektronik olan defterin değiştirilmezliğini kanıtlamaya yönelik bir uygulamadır. Beratın içerik ve biçimini ile oluşturulan;

• E defterin türü,
• E defterin dönemi,
• E defterin oluşturulmuş olduğu tarih,
• E defterin numarası,
• E defterin mali müşavir bilgileri,
• E defterin mükellef bilgileri,
• E defterin GİB onay bilgileri yer almaktadır beratı bulunmayan defterin hukuku geçerliliği yoktur.

E Defterde Onay Zamanı Ve Şekli

E defter kapanışları açısından bir aya ait bulunan e defterin seçilmiş olan ayı takip eden 3. Ay sonuna kadar olan açılış ve kapanışları alınması gerekmektedir. Örnek olarak Temmuz 2016 senesinde kullanılan büyük defterine, mükellef mali mühür beraat dosyaları ve Gelir İdare Başkanlığı mühür onayları alınarak açılış ve kapanış durumları aynı anda yapılmış olacaktır.

Defterlerin tüm onay işlemleri en geç takibi yapılan 3. Ay sonuna kadar yani Ekim 2016 da tamamlanmış olmaktadır. Temmuz 2016 dönemine ait bulunan defter açısından oluşturulan berat dosyası bu defterin hem açılış hem de kapanışları onay olarak en geç 31 Ekim 2016 da tamamlanmış olması gereklidir. E defter beratlarıyla mükelleflerin noter onay maliyetleri bu şekilde ortadan kalkmaktadır.

1 no’lu olan defter tebliğine göre onay yapılarak e defterlere yazılması gereken temel bilgiler;

1. Unvan
2. Defter adı
3. Hesap dönemi
4. İletişim bilgileri
5. YNN bilgileri
6. Yevmiye bilgileri arasında muhasebe kayıtlarına dayanılarak;
7. Belgelerin türü
8. Belgelerin tarihi
9. Mahsup fiş numaraları
10. Satır numaraları
11. Ödeme türü belgeleri gerekmektedir.

E Defter Uygulamasının Teknik Mimarisi

1 sıra nolu olan e defter genel tebliğ düzenlemeleri gereğince yevmiye ve büyük defter, XBRL e format ve standartlarına göre hazırlanması gerekmektedir. Bu standartlar;

• E defter kayıtlarının formatı,
• E defter içeriği
• E defter kullanım standartlarını belirlemektedir.

Konu ile ilgili olan detaylar www.edefter.gov.tr internet adresinde e defter paket dosya da yer alan e defter teknik kılavuz dokümanı içerisinde ele alınmıştır.

Ön Muhasebe Sürecinde Kullanılan Araçlar Ve Teknikler hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!